Что такое среднесписочная численность и зачем ее высчитывать? Как минимум, чтобы представить статистическую отчетность и подтвердить право на определенные виды льгот. Правила расчета, формулы и готовый образец заполнения статистической справки за 2018 год вы найдете в статье.

Из этой статьи вы узнаете

Размер налогов и других регулярных платежей, обязательных для работодателя, определяется с учетом количества работающих на предприятии сотрудников. Поэтому так важно своевременно подавать актуальные сведения о среднесписочной численности в органы статистики.

О требованиях к оформлению статистической отчетности и сроках подачи

• 
  Чем поможет: правильно указать обязательные реквизиты, заполнить все разделы формы №П-4 (НЗ) и передать отчет в бумажном или электронном виде.

  Отвечает Нина Ковязина,
  заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России.

  Порядок расчета среднесписочной численности представлен в указаниях по заполнению формы №П-4, утвержденных . Категории сотрудников, которые нужно учитывать или исключать при расчете среднесписочной численности…

  Задайте свой вопрос экспертам

В нашем случае она будет равна 8 часам (40 ч: 5 ч). Общее количество человеко-дней составит 23 чел.-дн. ((65 чел.-ч + 119 чел.-ч) : 8 ч). 2. Следующим действием мы рассчитываем среднюю численность не полностью занятых работников за месяц в пересчете на полную занятость. Для этого делим полученный результат на число рабочих дней в месяце (в декабре их 21). Получаем 1,1 чел. (23 чел.-дн. : 21 дн.). 3. Для определения среднесписочной численности работников за месяц следует сложить предыдущий показатель и среднесписочную численность остальных работников. То есть необходимо вести раздельный учет таких сотрудников. В нашем случае в компании числится всего 2 работника с неполным рабочим временем, поэтому среднесписочная численность за декабрь будет равна 1,1 чел. В целых единицах — 1 чел.

Численность работников в среднем за год

Необходимо учитывать, что средняя численность включает:

• среднесписочную численность работников;
• среднюю численность, работающих сотрудников по внешнему совместительству;
• среднюю численность, устроенных сотрудников по гражданско-правовым договорам.

Обратите внимание, правила расчета средней численности отражены в указаниях Росстата. С первого января 2008 года организации всех форм собственности обязаны представлять в налоговую инспекцию сведения о среднесписочном составе сотрудников не позднее 20 января каждого текущего года. Для расчета средней численности определяют списочную численность сотрудников за каждый день в отчетном периоде.
Для одного месяца показатели учитывают с первого по 31 число. Для февраля – с 1 по 28 или 29 число.

Средняя численность работников

Из калькуляции исключаются:

• внешние совместители;
• лица, которые заключался договор на профобучение с выплатой стипендии;
• владельцы организации, которые не получали зарплату;
• адвокаты;
• сотрудницы, которые пребывают в отпусках по беременности и родам;
• сотрудники-студенты, которые находились в дополнительном, отпуске без сохранения зарплаты;
• лица, которые трудятся по договорам;
• сотрудники, направленные на работу в другую страну;
• лица, которые написали заявление об увольнении и отрабатывают оставшееся время.

Алгоритм Работники, которые заняты неполный день, учитываются прямо пропорционально отработанному времени, но в отчете отображаются, как целые единицы. Если в организации трудятся два сотрудника одинаковое количество дней по 4 часа, они учитываются как целая единица с полным рабочим днем.

Средняя численность работников: как рассчитать за месяц и за год 2017

Внимание

Таким образом, статистический показатель среднесписочной численности за год в рассматриваемом случае составляет 346 человек. Помимо статистики, этот показатель используется и для сведений, подаваемых в налоговую инспекцию. Форма подачи сведений содержится в приложении к Приказу Налоговой службы от 29 марта 2007 года.

Указанные сведения должны подавать:

• организации вне зависимости от того, привлекали ли они наемный труд или нет;
• предприниматели, зарегистрированные не в текущем, а в предшествующих годах в случае привлечения наемного труда.

Таким образом, показатель среднесписочной численности используется для отчетности за прошедший год. Для планирования на будущий год используется показатель «среднегодовая численность». Его расчет включает в себя большее количество данных по сравнению со среднесписочной численностью.

Как рассчитать численность работников

В данном случае, среднемесячная численность работников, работающих по договорам гражданско-правового характера, определяется следующим образом: Число декабря Количество работников (чел.) 13 5 14 5 15 5 16 5 17 (выходной день) 5 18 (выходной день) 5 19 5 20 5 21 5 22 5 23 5 Среднемесячная численность (5 + 5 + 5 + 5 + 5 + 5 + 5 + 5 + 5 + 5 + 5) : 31 = 1,8 Среднегодовая численность работников, работающих по договорам гражданско-правового характера, определяется следующим образом: 1,8 чел. –––––––––––––– 12 = 0,2 чел. Таким образом, за отчетный год среднегодовая численность работников, имеющих трудовые книжки, составляет 53,8, внешних совместителей – 0,3, работников, работающих по договорам гражданско-правового характера, – 0,2.

Как рассчитать среднюю численность сотрудников

Важно

С 10 по 14 декабря включительно в компанию для прохождения производственной практики был направлен студент Кузнецов. Трудовой договор с ним не заключали. 18, 19 и 20 декабря на работу по трудовому договору были приняты 3 человека (Алексеева, Бортякова и Викулов) с испытательным сроком два месяца. 24 декабря водитель Горбачев подал заявление об уходе и со следующего дня не вышел на работу. Необходимо рассчитать среднесписочную численность работников за декабрь.

Выходными и праздничными днями в декабре были 1, 2, 8, 9, 15, 16, 22, 23, 30, 31 числа. Поэтому в эти дни списочная численность работников будет равна списочному составу за предыдущие рабочие дни. То есть этот показатель на 1 и 2 декабря будет равен списочной численности за 30 ноября, 8 и 9 декабря — за 7 декабря и так далее.

Как определить среднегодовую численность работников

Инфо

Показатель за месяц определяется путем сложения данных за календарные дни. Значение коэффициента в праздничные и выходные дни принимается равным показателю за предыдущие рабочие сутки. Среднесписочное количество сотрудников за год = (СЧР янв.

+ СЧР фев. + … СЧР дек.) : 12. Показатель за месяц рассчитывается аналогичным образом: количество сотрудников за каждые календарные сутки делится на число отработанных дней. Если рассчетное значение дробное, то в отчете указывается СЧР с округлением. Данные в налоговую за предыдущий год подаются до 20 января текущего.

Существует более удобная методика расчета. Сначала определяется число рабочих, занятых полный день, а затем тех, кто трудится несколько часов. Сумма этих двух показателей вычисляется отдельно за каждый месяц, квартал и год.

Как рассчитать среднюю численность работников за год

Общая формула имеет следующий вид:

• Среднее кол-во рабочих = среднесписочное число сотрудников + среднее количество совместителей + среднее количество лиц, работающих по гражданско-правовым актам.

Пример 4 Дополним условия задачи № 2. Допустим, что среднесписочное количество трудоустроенных лиц составило 52,3 чел в январе 2015 года. Как рассчитать среднюю численность работников за месяц? Используя вышеприведенную формулу. Количество совместителей было рассчитано в примере 1, а число лиц, работающих по договорам, – в примере 2.

• СРЧ = 52,3 + 1,66 + 2 = 55,96 чел.

Как рассчитать среднюю численность работников за квартал, полугодие, год? Аналогичным способом. Необходимо просуммировать данные за каждый месяц рассматриваемого периода, а затем результат разделить на их количество.

Такие работники исключаются из списочной численности с первого дня невыхода на работу;

• собственники организации, не получающие заработную плату;
• адвокаты;
• военнослужащие.

• надомники,
• внутренние совместители,
• работники, оформленные в одной организации на две, полторы или менее одной ставки,
• лица, принятые на работу на неполный рабочий день, неполную рабочую неделю или на половину ставки.

Среднесписочная численность Само название показателя говорит нам о том, что среднесписочная численность — это средняя списочная численность работников за какой-то период времени. Как правило, за месяц, квартал и год. Квартальный и годовой расчет будет опираться на месячный.

Как посчитать среднегодовую численность работников за год

Росстата от 20.11.2006 N 69. Работники, которые не включаются в списочный состав, перечислены в п. 89 Постановления. Их не так много, поэтому советуем всех запомнить:

• внешние совместители;
• выполняющие работу по договорам гражданско-правового характера;
• работающие по специальным договорам с государственными организациями на предоставление рабочей силы (военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы) и учитываемые в среднесписочной численности работников;
• переведенные на работу в другую организацию без сохранения заработной платы, а также направленные на работу за границу;
• направленные на обучение с отрывом от работы, получающие стипендию за счет средств этих организаций;
• подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу до истечения срока предупреждения или прекратившие работу без предупреждения администрации.

В организациях трудятся сотрудники основного состава, лица, устроенные по договорам гражданско-правового характера, совместители. Во время сдачи статистической отчетности бухгалтеру необходимо произвести расчет средней численности работников предприятия (СРЧ) и отдельно отобразить все категории трудоустроенных лиц. Детальнее о том, как это сделать, читайте далее. Зачем это нужно Расчет средней численности работников проводится в ситуациях, когда необходимо определить: Имеет ли предприятие право на «упрощенку» На упрощенной системе налогообложения находятся фирмы, СРЧ которых составляет не более 100 чел.

Совместителей и работников по .

Среднюю численность за год, квартал и любой другой период больше месяца рассчитывают на основе средней численности за каждый месяц этого периода. Например, средняя численность в январе - августе - 23 человека, а в сентябре - декабре - 27. Тогда средняя численность за год - 24,33 ((23 чел. x 8 мес. + 27 чел. x 4 мес.) / 12 мес.). Результат округляем до целых - 24 чел.

Чтобы рассчитать среднюю численность за месяц, к работников прибавьте среднюю численность внешних совместителей и среднюю численность работников по ГПД п. 75 Указаний .

Среднюю численность внешних совместителей считайте по формуле п. 80 Указаний :

Количество рабочих часов в месяце посмотрите в производственном календаре . В отработанные включайте и рабочие дни, приходящиеся на отпуска и больничные. За каждый такой день посчитайте столько же часов, сколько человек отработал в последний день перед отпуском или больничным. Результат округлите до десятых п. 80 Указаний .

Пример. Расчет средней численности внешних совместителей

Два внешних совместителя работают по 3 часа в день 5 дней в неделю. В июне 2019 г.:

• один из них отработал все рабочее время - 19 дней;
• второй полностью отработал только 3 дня, а остальные был в отпуске.

Количество часов, отработанных внешними совместителями за июнь, - 114 часов (3 ч/дн. x 19 дн. + 3 ч/дн. x 19 дн.).

Средняя численность внешних совместителей - 0,75 человека 114 ч / 151 ч . Результат округляем до десятых - 0,8 человека.

Среднюю численность работников по ГПД считайте , как и среднесписочную численность работников по трудовым договорам. Предпринимателей не учитывайте пп. "б" п. 78 , п. 81 Указаний .

Пример. Расчет средней численности работников по ГПД

В июне 2019 г. в организации по договору подряда работал 1 человек. Срок действия договора - с 24 мая по 18 июня включительно.

Численность работников по ГПД:

• на 1 - 18 июня (18 дн.) - 1 человек;
• на 19 - 30 июня (12 дн.) - 0 человек.

Средняя численность работников по ГПД - 0,6 чел. ((1 чел. x 18 дн. + 0 чел. x 12 дн.) / 30 дн.). С учетом округления - 1 чел.

Пример. Расчет средней численности работников за месяц

За июнь 2019 г.:

• среднесписочная численность работников - 34 человека;
• средняя численность внешних совместителей - 0,8 человека;
• средняя численность работников по ГПД - 1 человек.

Средняя численность работников за июнь - 35,8 чел. (34 чел. + 0,8 чел. + 1 чел.). С учетом округления - 36 чел.

Ежедневно мы отбираем важные для работы бухгалтера новости, экономя ваше время.

МЫ ЦЕНИМ МНЕНИЕ ПРОФЕССИОНАЛОВ

Пожалуйста, оставьте ваш отзыв о ТИПОВЫХ СИТУАЦИЯХ™

Численность в отраслях экономики страны представляет совокупность работников на предприятиях, в организациях, учреждениях, семейных производствах, кооперативах. При суммировании данных по предприятиям важно не допустить повторного счета в определении численности, так как многие являются работниками двух и более предприятий.

Прием и выбытие работников оформляются приказом руководителя. На предприятии также должны быть известны данные о численности работников на каждый день (моментный показатель).

В состав общей численности работников предприятия входят:

• Списочный состав
• Совместители (внешних и внутренних)
• Лица, работающие по договорам гражданско-правового характера (договор подряда, трудовое соглашение)

Списочный состав

В списочный состав включаются все постоянные, временные, сезонные работники, принятые на работу. При этом производится запись в трудовой книжке работника. Каждый может быть в списочном составе только на одном предприятии . В списочный состав включаются все явившиеся на работу и не явившиеся по всем причинам (отпуск, болезнь, выходные и т. д.). Для расчета занятых используется списочная численность работников (состоит в списке предприятия, следовательно, не является безработным).

Совместители

К совместителям внешним относятся лица, которые, как правило, состоят в списочном составе другого предприятия, а на данном предприятии по совместительству выполняют работу в соответствии с трудовым законодательством в совокупности не более чем на 0,5 ставки (продолжительность рабочего дня не более 4 часов). Внутренние совместители на этом же предприятии выполняют в свободное от основной работы время оплачиваемую работу. В средней численности внешние совместители учитываются пропорционально отработанному времени.

Лица, работающие по договорам

Лица, работающие по договорам, могут выполнять работу на нескольких предприятиях в отчетном периоде. На весь срок договора они учитываются как полные работники.

В приказе руководителя о приеме на работу определено, к какой группе относится принятый на работу. Понятно, что совместители и лица, работающие по договорам, не должны учитываться при расчете численности занятых, это был бы повторный счет. Поэтому на предприятии исчисляют среднесписочную численность работников и всех работников, включая совместителей и работающих по договорам.

Расчет среднесписочной численности работников

Формула среднесписочной численности

За месяц среднесписочная численность работников исчисляется на базе данных о численности за каждый календарный день по формуле:

За выходные и праздничные дни берется численность предвыходного и предпраздничного дня.

Поскольку за каждый день списочное число равно сумме явившихся на работу и не явившихся по всем причинам, то такой же результат получим по формуле.

То есть формулы эквивалентны.

В числителе обеих формул — это работников (человеко-дни).

Задача 1

На предприятии в списочном составе на 1 января было 205 чел., с 6 января принято на работу 15 чел., с 16 января уволено 5 чел. и с 29 января принято 10 чел. Вычислим среднесписочную численность работников за январь:

Численность работников в течение месяца была разной, колебалась от 205 до 225 чел., а в пересчете на полных работников (состоящих в списке с 1 по 31 января) на данном предприятии было занято 216 чел.

Задача 2

За более длительные периоды времени среднесписочная численность исчисляется на базе средних месячных показателей по формуле средней арифметической простой. Продолжим пример. Допустим, что на данном предприятии среднесписочная численность работников составляла:

• февраль — 223;
• март — 218;
• апрель — 234;
• май — 228;
• июнь — 226 чел.

Решение

Вычислим среднесписочную численность работников за I квартал, II квартал и первое полугодие:

За первое полугодие среднесписочную численность работников можно исчислить двумя способами: на базе месячных данных и на базе средних квартальных данных:

Аналогично исчисляют показатели среднесписочной численности работников за 9 месяцев, за год.

Задача 3

Если предприятие работало не полный отчетный период, то среднесписочная численность работников исчисляется следующим образом.

Предприятие зарегистрировано 25 ноября. Численность работников на 25 ноября — 150 чел., 29 ноября принято 12 чел. и в ноябре не было больше движения рабочей силы. За декабрь примем условно среднесписочную численность работников равной 168 чел. Надо вычислить среднесписочную численность работников по предприятию за ноябрь, IV квартал и за год:

Следовательно, на предприятии, которое работало немногим более одного месяца, в пересчете на годовых работников было занято 17 чел. Эти работники остальное время года могли быть в списочном составе других предприятий, и там они при расчете среднегодовой численности занятых будут учтены как часть единицы пропорционально времени работы на каждом предприятии. При суммировании данных по предприятиям, сколько бы работ не поменял работник в течение года, в числе занятых он будет учтен как единица (1 человек) при условии, если работал в течение всего года. Если же работник работал в году, допустим, всего 4 месяца, то в числе занятых он будет учтен как 4/12, а не 1 человек.

Сведения о среднесписочной численности сотрудников подаются ИП и ООО в самом начале года – в срок до 20 января. Сам отчет представляет информацию о численности работников за прошедший год, например за 2018 год по состоянию на 01.01.2019 г. Организации сдают отчет в любом случае, у ООО как минимум есть директор. А вот ИП составляют отчет, если в предшествующем году привлекали какой-либо персонал к работе.

Оформить все отчеты по сотрудникам и рассчитать все взносы поможет автоматический онлайн-сервис .

Зачем вообще ее считать? Среднесписочная численность работников – один из критериев возможности применения специальных режимов уплаты налога, а также других льгот при расчетах с государственным бюджетом. От этой цифры зависит еще один момент: как будет сдаваться отчетность в налоговую и фонды – в бумажном виде или исключительно в электронном. Наконец, это, по своей сути, статистический показатель, характеризующий в масштабе страны уровень занятости населения. Скачать бланк вы можете .

Какими формулами пользоваться

Значение среднеспис. числ-ти работников по итогам года вычисляется согласно Указаниям, которые разработаны и утверждены Росстатом (Приказ № 772 от 22.11.2017 г, в ред. от 29.12.2018 г). Опираться следует именно на этот документ.

Расчет производится по формуле:

СЧ (год) = [СЧ (январь) + СЧ (февраль) + ….. + СЧ (декабрь)] : 12

• СЧ (год) – среднеспис. числ-ть работников за год;
• СЧ (январь, …..) – среднеспис. числ-ть работников по месяцам;
• 12 – число месяцев в году.

Сразу сделаем замечание по поводу ситуации, когда компания работала только часть года. В этом случае формула используется точно такая же: складывается СЧ за месяцы работы (по остальным месяцам, когда компания не работала, она будет нулевой) и делится на 12.

Именно показатель СЧ (год) и проставляют в сведения о среднесписочной численности работников, составляемые по форме КНД 1110018.

СЧ за каждый месяц складывается из двух цифр: СЧ работников, которые отработали полные дни (СЧ полный день), и СЧ работников, работавших неполные дни (СЧ неполный день).

Соответственно, СЧ по каждому месяцу считаем по формуле:

СЧ (месяц) = СЧ полный день + СЧ неполный день

СЧ полный день = [Ч на 1 число + Ч на 2 число + …. + Ч на последнее число] : КД месяц

• Ч на 1 число, ….. – списочная числ-ть работников на каждое число месяца,
• КД месяц – число календарных дней.

Выходит, что среднесписочная числ-ть сотрудников вычисляется на основе списочной числ-ти персонала компании. Об этом понятии также стоит сказать отдельно.

Списочная численность охватывает всех, кто работают у вас по трудовому договору, то есть выполняют работу постоянного или временного характера. Сюда же относятся и сезонные виды работ.

Кто учитывается в списочной числ-ти? Перечень лиц представлен в п. 77 Указаний Росстата, в нем, в том числе, отмечены сотрудники в командировке, надомники и новички на испытательном сроке. Те, кого не надо учитывать при расчетах, перечислены в п. 78-79 этих Указаний. Среди основных категорий, не входящих в списочную числ-ть, отметим внешних совместителей, лиц, с которыми трудовые отношения оформлены гражданско-правовым договором, сотрудниц в декрете / отпуске по уходу за ребенком, сотрудников в учебном отпуске без сохранения зарплаты. Не следует относить в списочную числ-ть и собственников компании, исключение — если они реально работают в компании и получают зарплату.

Теперь расскажем, как считать вторую составляющую – СЧ неполный день. Для расчетов нам нужно знать, сколько всего человеко-дней отработано сотрудниками, работавшими неполные дни. Для этого рассчитывается аналогичный показатель для каждого такого работника по формуле:

ЧАСЫ неполный день: Норматив

• ЧАСЫ неполный день – количество часов, отработанных сотрудников на неполном рабочем дне;
• Норматив — продолжительность рабочего дня (для стандартной рабочей неделе в 40 часов это будет 8 часов).

Затем полученная цифра умножается на число отработанных в конкретном месяце дней.

Теперь, когда по каждому сотруднику, работавшему неполные дни, получены значения отработанных человеко-дней, можно считать СЧ неполный день по формуле:

СЧ неполный день = Общее количество ЧД по сотрудникам на неполном дне: РД месяц

• ЧД – человеко-дни – здесь нам нужна сумма по всем сотрудникам на неполном дне;
• РД месяц – число рабочих дней месяца.

Рассмотрим пример

ООО зарегистрирована 20 октября, в компании действует 40-часовая неделя – 5 дней. Списочная числ-ть сотрудников с 20 октября по ноябрь составляла 12 человек, с 1 ноября на работу были приняты еще 10 новых сотрудников. Сотрудников на неполной рабочем дне не было. С декабря в ООО взяли на работу курьера на неполный день в 5 часов – за декабрь сотрудник отработал 20 дней. Нужно посчитать среднесписочную числ-ть работников за год.

Итак, начнем с работников на полном дне. Их месячная среднеспис. числ-ть по месяцам будет равна:

• 12 человек * 12 дней (КД работы в октябре) : 31 день (число дней в месяце) = 4,65 – в октябре;
• 22 человека * 30 дней (КД работы в ноябре) : 30 дней = 22 – в ноябре;
• 22 человека * 31 день (КД работы в декабре) : 31 день = 22 – в декабре.

Теперь вычислим среднеспис. числ-ть сотрудников на неполном дне. Так курьер работал только в декабре, то:

• 5 человеко-часов (продолжительность дня) * 20 дней: 8 часов (норматив) : 20 дней = 0,63 – в декабре.

• Октябрь 4,65 ;
• Ноябрь 22 ;
• Декабрь 22 + 0,63 = 22,63 .

Для заполнения отчета в налоговую осталось сделать последнее вычисление:

• СЧ (год) = (4,65 + 22 +22,63) : 12 = 4,1 человека.

Как отчитаться в налоговую

Напомним, что подать сведения нужно до 20 января по форме, указанной в Приказе ФНС № ММ-3-25/174@ от 29.03.2007 г. Актуальный бланк формы можно скачать . Документ представляет собой один лист, где сначала указываются реквизиты ООО или ИП, а также налоговая, в которую представляется информация. Показатель среднесписочной численности предварительно округляют до целого значения согласно общим правилам математики, в нашем примере – до 4 человек .

Несвоевременная подача сведений карается штрафом в 200 рублей для самой организации или ИП, в случае ООО штраф может получить еще и ее руководитель, он составляет 300-500 рублей.