Как быть, если сотрудник увольняется, а годовой отпуск уже отгулян? В этом случае при соблюдении определенных условий работодатель вправе произвести удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении . Рассмотрим законные основания и порядок отражения в учете подобных расчетов с персоналом.

Когда возникает отпуск авансом?

Согласно ст. 122 ТК право на ежегодный отпуск возникает у физлица спустя полгода после начала деятельности по трудовому договору, а при согласовании с работодателем, – и ранее обозначенного срока. Длительность не может быть менее 28 календарных дней (ст. 115). В случае расторжения взаимоотношений по инициативе сотрудника компания может удержать при увольнении выданные суммы за отпуск, предоставленный авансом.

Основание – получение сотрудником отпускных за предстоящий календарный год, который отработан не полностью. Право удержания переплат работодателем в целях окончательного расчета с персоналом дается организациям ст. 137 ТК, где перечислены актуальные юридические основания взыскания сумм.

Не разрешается производить удержания по отпускам авансом при увольнении:

1. В связи с отказом сотрудника переводиться на другое место занятости по медицинским причинам или при отсутствии подходящего вида работы на предприятии.
2. По причине ликвидации компании либо индивидуального предпринимателя.
3. В связи с официальным сокращением персонала компании/ИП.
4. По причине смены владельца бизнеса.
5. Вследствие призыва работника на военную или альтернативную гражданскую службу.
6. При восстановлении по решению трудовой инспекции или судебных органов ранее уволенного сотрудника.
7. По причине медицинского несоответствия состояния здоровья выполнению трудовых обязанностей.
8. В связи со смертью ИП.
9. По различным обстоятельствам, признанными Правительством РФ форс-мажорными.

Если хотя бы одно из приведенных оснований имело место, работодатель не вправе производить удержание при увольнении за предоставленный авансом отпуск. Если же прекращение трудовых обязательств происходит по другим причинам, решение о взыскании излишне выданных сумм должно быть принято не позже 1 месяца с момента окончания периода, установленного для возврата задолженности.

Удержание за использованный авансом отпуск при увольнении – каким способом?

Если сотрудник отгулял отпуск авансом и увольняется, удержание перерасхода выполняется с учетом нормативных требований ст. 138 ТК. Согласно Кодексу, устанавливается ограничение общего размера всех удержаний в 20% при каждой выплате заработка. Если же сумма переплаты по отпускным выплатам превышает указанный предел, сотрудник может в добровольном порядке погасить долг путем возврата наличных денег в кассу организации или через безналичный перевод на банковский счет.

Когда физлицо отказывается возвращать средства, взыскать сумму работодатель может только в судебном порядке. Так как сложившаяся судебная практика по этому вопросу отличается противоречивостью, рекомендуется завершать все расчеты при увольнении сотрудников. Избежать удержаний по отпускам, предоставленным авансом за следующий год, можно с помощью подписания соглашения о прощении задолженности. При этом у работодателя возникает необходимость исключения величины таких расходов из обоснованных – соответствующие разъяснения содержит письмо УФНС по г. Москве № 20-12/061148 от 30.06.08 г. Это ведет к обязательной корректировке налога с прибыли. Пересчитывать страховые взносы не требуется (письмо Минфина № 03-03-05/85 от 23.04.10 г.).

Как выполнить перерасчет излишних отпускных

Для расчета суммы авансовых отпускных необходимо определить число неотработанных дней, уточнить информацию по среднедневному заработку, вычислить величину перерасхода. Количество неотработанных дней рассчитывается по специальной формуле:

Число дней = Продолжительность очередного отпуска в днях / 12 х Количество фактически отработанных месяцев.

В целях бухгалтерского и налогового учета все корректировки делаются в месяце увольнения работника, прошлые периоды при этом остаются без изменений. Этот порядок касается налога на прибыль , НДФЛ , а страховые взносы пересчету не подлежат.

Пример

Продавец магазина увольняется по собственному желанию 01.02.17 г. Право на очередной отпуск за период с 31.10.16 г. по 30.10.17 г. использовано в декабре 2016 г., годовой отпуск отгулян полностью в объеме 28 календарных дней. При расчете отпускных сотруднице учитывался среднедневной заработок размером в 571 руб.

Для начала необходимо посчитать количество дней работы, за которые предоставлен отдых излишком. На день увольнения продавец отработала в текущем году (для определения прав на отпуск): ноябрь, декабрь 2016 г., январь 2017 г., то есть всего 3 месяца.

Расчет суммы удержания = 21 день х 571 руб. = 11 991 руб.

Для отражения операции удержания отпускного аванса бухгалтер выполняет сторнировочную проводку:

Д 20 (прочие счета затрат) К 70 на 11 991,00 руб.

Трудовое законодательство гарантирует каждому работнику право на ежегодный отдых от своей трудовой деятельности. Отпуск должен предоставляться работнику в размере не менее 28 дней за 1 рабочий год.

Как появляются отпуска авансом

По общему правилу, новому работнику предоставляется . Но по соглашению с нанимателем этот срок может быть сокращен. То есть сотрудник, не отработав 1 год, за который положен отпуск, получает оплачиваемый отдых авансом.

В результате, если сотрудник отгулял отпуск авансом и увольняется, он должен возвратить полученные отпускные.

Такая же ситуация может возникнуть и в последующие годы работы, когда закон вообще не регламентирует срок необходимой отработки за год для получения полного отпуска. В итоге уже через месяц работы в отчётном году, работник может уйти в оплачиваемый полный отпуск. В некоторых случаях, когда между работником и нанимателем существуют доверительные отношения, возможно предоставление отпуска даже за будущий год.

Чем опасен для работодателя отпуск авансом

Наниматель рискует, предоставляя работнику отпуск заранее. Дело в том, что сотрудник может воспользоваться своим правом уволиться во время или сразу после отпуска, в то время как наниматель оплатил ему все дни отпуска, предусмотренные за целый год работы.

В соответствии со ст.137 ТК работодатель имеет право удержать с сотрудника, уволившегося до окончания полного рабочего года, за который он получил отпускные, излишне уплаченные ему денежные средства. В то же время удержание при увольнении за предоставленный авансом отпуск происходит с некоторыми затруднениями.

Статья 138 ТК запрещает производить с работника удержания, превышающие 20% его заработной платы. Эти требования распространяются и на окончательный расчёт с работником при его увольнении. То есть, если сумма отпускных будет составлять больше 20% расчётного, наниматель рискует не получить её обратно.

Этот вопрос можно решить двумя способами.

• Работник добровольно возвращает нанимателю оставшуюся сумму отпускных за неотработанные дни отпуска. Работодатель не может давить на сотрудника или угрожать ему отказом в увольнении при невыплате оставшейся части отпускных, так как это право, но не обязанность работника.
• Наниматель обращается в суд за удержанием оставшейся части отпускных. Сделать это можно только при следующих обстоятельствах:
  1. При расчёте отпускных работнику была совершена ошибка, из-за чего он получил большую сумму, чем ему полагалось;
  2. Работник признан в судебном порядке виновным в простое компании;
  3. Излишние отпускные были начислены сотруднику по его вине.

В остальных случаях расчёт при увольнении, если отпуск использован авансом, производится в общем порядке с удержанием максимум 20% от общей суммы выплат при расторжении трудового договора.

Когда не производится удержание за отпуск, предоставленный авансом

Закон предусматривает случаи, когда наниматель вообще не может производить удержание за неотработанные дни отдыха. К ним относятся следующие основания увольнения работника:

1. Отказ от перевода на другую должность, который необходим ему по медицинским показаниям;
2. Прекращение действия организации или ИП;
3. Сокращение численности или штата работников;
4. Для директора, главного бухгалтера организации – смена собственника компании;
5. Увольнение в связи с призывом в армию;
6. Восстановление по решению суда или КТС на рабочем месте сотрудника, ранее занимавшего эту должность;
7. Инвалидность работника или другое заболевание, делающее его неспособным трудиться (подтверждается медицинским документом);
8. Смерть сотрудника или нанимателя – физического лица.

Пошаговая инструкция

Для удержания за использованный авансом отпуск при увольнении работодателю нужно выполнить следующие шаги.

• Определиться с суммой излишне уплаченных отпускных . Для этого нужно определить сколько полных месяцев, за которые сотруднику положен отпуск, он отработал в компании. В итоге должно получиться целое число, поэтому, если человек отработал меньше 14 дней месяца – его отбрасывают, а если больше – округляют до целого месяца. Полученное число умножают на 2,33 (28 дней / 12 месяцев). Результат будет равен количеству дней отдыха, которые сотрудник заработал. Подробнее о расчете отпуска при неполном отработанном месяце — читайте здесь

  Затем из фактически предоставленных дней отпуска вычитают полученное число. Так определяют количество дней, за которые нужно удержать отпускные. Сумма удержания определяется исходя из среднедневного заработка работника.

• Издание приказа на удержание . В документе нужно отразить распоряжение работодателя на удержание конкретной суммы с работника за необработанные дни отпуска при увольнении. Так как по закону согласие сотрудника на такое удержание не требуется, то соответствующая отметка для работника в приказе не нужна. Однако он должен быть ознакомлен с документом под роспись.
• Сделать перерасчёт в отчётных документах . Если работник отгулял отпуск авансом и увольняется, то переплата отпускных, не является ошибкой организации, поэтому вносить изменения в налоговую отчётность нет необходимости. Декларацию по налогу на прибыль заполняет с учётом того, что переплаченные отпускные относятся к внереализационным доходам.

  В отчёте по ЕСН и пенсионным отчислениям налоговая база того периода, когда произошло удержание отпускных, уменьшается на сумму удержаний.

Задавайте свои вопросы в комментариях к статье и получите ответ специалиста

Работник отгулял ежегодный оплачиваемый отпуск авансом и увольняется. Вправе ли работодатель произвести удержание за неотработнные дни отпуска при увольнении?

Чтобы произвести удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении, согласие работника не нужно. Но есть другое условие - по сумме удержания. Подробности - в материале.

Сотрудник может уволиться до истечения рабочего года, в счет которого ему был предоставлен ежегодный отпуск. В этом случае необходимо произвести удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении. Такое право работодателя установлено статьей 137 ТК РФ и пунктом 2 Правил, утвержденных НКТ СССР от 30.04.30 № 169.

Чтобы удержать с работника деньги, потребуется распоряжение руководителя. Получать согласие работника не надо. Однако удержание за отпуск при увольнении в полной сумме не всегда возможно. Так как законодатели установили ограничение - не более 20% от выплачиваемой работнику на руки суммы (ст. 138 ТК РФ).

Если удержать полностью деньги за предоставленный отпуск авансом при увольнении, предложите сотруднику добровольно вернуть сумму отпускных. Если сотрудник добровольно не вернет деньги, то взыскать их потом в судебном порядке организация не сможет.

Обоснование данной позиции приведено ниже в рекомендациях « Системы Главбух » vip - версия

Когда нельзя производить удержание за неотработанный отпуск при увольнении

Удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении нельзя проводить, если сотрудник увольняется:

• из-за ликвидации организации;
• по сокращению штата;
• при отказе от перевода на другую работу (отсутствии в организации другой работы) по состоянию здоровья согласно медицинскому заключению;
• из-за восстановления на работе прежнего сотрудника;
• в связи с призывом на военную службу, наступлением полной нетрудоспособности, стихийным бедствием;
• из-за смены собственника организации.

Такие правила предусмотрены в абзаце 5 части 2 статьи 137 Трудового кодекса РФ.

Расчет удержания за отпуск при увольнении

Рассчитывать сумму удержаний нужно в таком порядке. Сначала определите количество месяцев, неотработанных до окончания рабочего года, в счет которого сотруднику был предоставлен отпуск.

В расчет принимайте полностью отработанные месяцы. Остатки дней в месяцах, отработанных не полностью, округляйте до полных месяцев по правилам округления. Остаток до 14 календарных дней включительно отбрасывайте, а остаток от 15 календарных дней и более округляйте до полного месяца (п. 35 Правил).

Затем рассчитайте общую сумму, которую нужно удержать из зарплаты сотрудника при увольнении, по формуле:

Удержание за отпуск авансов производятся из зарплаты и иных выплат, положенных при увольнении. Однако нужно помнить следующее. Вычеты при увольнении за отпуск не должны превышать 20% от размера зарплаты.

Пример. Расчет суммы удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении:

Секретарь ЗАО «Альфа» Е.В. Иванова была принята на работу 15 июня 2013 года. Рабочий год для предоставления отпуска - с 15 июня 2013 года по 14 июня 2014 года. Отпуск продолжительностью 28 календарных дней за этот рабочий год сотрудница использовала в декабре 2013 года. Ее средний дневной заработок для расчета отпускных составил 501 руб./дн.

Иванова увольняется по собственному желанию 9 апреля 2014 года. Продолжительность периода после даты увольнения до конца рабочего года - два месяца пять дней. Эта величина округляется до двух полных месяцев. Сумма, которую организация вправе удержать из зарплаты Ивановой при увольнении, равна 2338 руб. (501 руб. /дн. х 2 мес. х 28 дн. : 12 мес.). З

За отработанные дни апреля 2014 года Ивановой начислено 15 000 руб. Из зарплаты сотрудницы за апрель бухгалтер удержал всю сумму - 2338 руб., так как эта сумма не превысила 20% суммы выплаты сотруднице за минусом НДФЛ: 2338 руб. < 2610 руб. [(15 000 руб. - 10 000 руб. х 13%) х 20%).

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении: бухгалтерский учет

В бухучете удержания за неотработанный отпуск при увольнении отражайте корректировочными записями (письмо Минфина России от 20 октября 2004 г. № 07-05-13/10).

Если отпускные начислены за счет резерва на оплату отпусков , записи будут такие:

Дебет 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков» Кредит 70

Если организация (субъект малого предпринимательства) не создает резерв на оплату отпусков :

Дебет 20 (23, 26, 29...) Кредит 70
- сторнированы суммы отпускных, начисленных сотруднику за неотработанные дни отпуска.

Корректировочные записи делайте на основании бухгалтерской справки.

Нина Ковязина ,заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Как быть, если произвести удержание за отпуск при увольнении невозможно

Если удержать отпускные, выданные авансом, из зарплаты сотрудника невозможно, предложите сотруднику добровольно вернуть сумму отпускных за неотработанные дни отпуска.

Если сотрудник добровольно не вернет данную сумму, то взыскать ее потом в судебном порядке организация не сможет. Дело в том, что статья 137 Трудового кодекса РФ предусматривает, что при увольнении сотрудника излишне выплаченные отпускные за неотработанный отпуск можно удержать из его зарплаты.

То есть данная норма предполагает возможность удержаний только из последней зарплаты сотрудника и непосредственно при его увольнении. Положения же, на основании которых можно было бы взыскать излишне выплаченные отпускные с бывшего сотрудника (уже после его увольнения) через суд, в трудовом законодательстве отсутствуют.

Таким образом, единственный выход в данной ситуации - договориться с сотрудником о добровольном возврате недостающей суммы. Из этого порядка есть исключения, когда с сотрудника ничего удерживать не нужно, даже если отпуск остался неотработанным (абз>. 5 ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

Нина Ковязина , заместитель директора департамента <образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Удержание за отпуск при увольнении: налоговый учет<

Многих бухгалтеров волнует вопрос, как удержать НДФЛ и начислить страховые взносы при удержании отпускных за неотработанные дни отпуска? Ответ на него зависит от того, достаточна сумма последней зарплаты сотрудника для удержания за неотработанные дни отпуска или нет.

В рассматриваемой ситуации возможны, например, такие варианты:

• последняя зарплата сотрудника больше суммы удержаний;
• последняя зарплата сотрудника меньше суммы удержаний. При этом сотрудник добровольно возвращает сумму отпускных за неотработанные дни отпуска;
• последняя зарплата сотрудника меньше суммы удержаний. При этом сотрудник отказывается добровольно вернуть сумму отпускных за неотработанные дни отпуска.

Если суммы выплат сотруднику при увольнении достаточно для удержания суммы отпускных за неотработанные дни отпуска, то действуйте так.

В бухучете отразите начисление последней зарплаты сотрудника (без уменьшения ее на сумму излишне выплаченных отпускных). С суммы зарплаты удержите НДФЛ, начислите взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Сумму излишне начисленных отпускных в бухучете сторнируйте. Такой вывод следует из письма Минфина России от 20 октября 2004 г. № 07-05-13/10. Соответственно, сделайте сторнирующие проводки по удержанию НДФЛ и начислению страховых взносов с суммы излишне выплаченных отпускных.

Основанием для исправительных записей служит бухгалтерская справка, отражающая сумму отпускных за неотработанные дни отпуска.

Перед тем как начать рассмотрение вопроса об удержании за неотработанные дни отпуска при увольнении, хотелось бы пояснить, что понимается под неотработанными днями, как они считаются и какие права и обязанности имеются у работодателя.

Итак, согласно ч. 2 ст. 122 Трудового кодекса РФ первоначальное право на ежегодный отпуск появляется у работника, трудовой стаж которого на данном предприятии составил 6 месяцев.

У отдельных категорий работников такое право возникает раньше указанных 6 месяцев. Например, супруга военнослужащего может взять отпуск одновременно с отпуском своего супруга, несмотря на количество отработанных ею месяцев (п. 11 ст. 11 закона «О статусе…» от 27.05.1998 № 76-ФЗ). О ситуациях, когда отпуск предоставляется авансом - в статье Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска .

Может быть ситуация, когда проработавший неполный рабочий год сотрудник использовал в счет него весь отпуск, а затем уволился. В этом случае у него имеются неотработанные, но оплаченные дни, оплату за которые работодатель вправе удержать.

Основанием для такого утверждения является:

1. Абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК РФ, согласно которому работодатель вправе произвести удержание за использованный авансом отпуск при увольнении.
2. П. 28 правил, утв. НКТ СССР от 30.04.1930 № 169 (далее — правила № 169), которым установлен порядок оплаты неиспользованных отпускных дней увольняющемуся работнику. Согласно указанной норме полная оплата происходит при отработке 11 месяцев. Если стаж меньше, производится расчет пропорционально отработанным месяцам.

Как рассчитать авансовые отпускные

Порядок расчета отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск изложен в положении, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

Схемы расчета указанных выплат аналогичны: у них те же переменные, величина которых определяется теми же слагаемыми (например, в средний заработок в обоих случаях входит вся зарплата и премии, полученные у данного работодателя).

Авансовые отпускные — это те, что были получены сверх положенных по рабочему стажу, те, что подлежат возврату. Они рассчитываются по следующей формуле:

Др = (Дио - Дпо) × СДЗ,

где: Др — это долг работника;

Дио — использованные дни отпуска;

Дпо — дни отпуска, на которые работник имеет право в силу рабочего стажа;

СДЗ — среднедневной заработок.

Пример

Иванов И. И., приступивший к исполнению своих трудовых обязанностей 03.04.2017, через 7 месяцев ушел в полный 28-дневный отпуск, во время которого написал заявление на увольнение по собственному желанию.

Сколько дней отпуска он получил авансом, за сколько дней работодатель вправе требовать возврата отпускных? Рассчитаем:

1. На момент ухода в отпуск Иванов И. И. имел 7 месяцев рабочего стажа. Теоретически, если бы он не использовал отпуск, работодатель должен был бы выплатить компенсацию за 7 × 2,33 = 16,31 дня. Т. е. Иванов имеет безусловное право на 16,31 оплачиваемого дня.
2. Оставшиеся дни вычисляются так: 28 - 16,31 = 11,69. Эти дни были предоставлены авансом. Работодатель вправе произвести удержание при увольнении за предоставленный авансом отпуск в размере 11,69 дня.

Удержание за использованный авансом отпуск при увольнении: особенности

К особенностям удержания с работника долга, возникшего в связи с авансовым отпуском, относится следующее:

1. Указанная ситуация является основанием для издания приказа об удержании с зарплаты для закрытия долга. Письменное согласие на это работника не нужно, но не должно быть и его несогласия с произведением таких удержаний (ч. 3 ст. 137 ТК РФ).
2. С зарплаты берется не более 20% от общей суммы (ч. 1 ст. 138 ТК РФ). Оставшаяся часть долга может быть внесена работником добровольно в кассу предприятия (апелляционное определение Липецкого областного суда от 03.04.2013 по делу № 33-810/2013).

В то же время имеется судебная позиция, согласно которой допускается удержание из зарплаты в погашение долга больше чем 20% (апелляционное определение Челябинского областного суда от 31.03.2015 по делу № 11-3194/2015).

1. Такое удержание может производиться, если увольнение произошло по желанию работника, договоренности сторон, в связи с истечением срока договора и в других ситуациях, не указанных в абз. 4 ч. 2 ст. 137 ТК РФ.
2. В судебном порядке долг (отпускные) за предоставленный авансом отпуск не взыскивается (определение ВС РФ от 12.09.2014 по делу № 74-КГ14-3).
3. Работодатель может удержать 20% в погашение долга в т. ч. с компенсации за неиспользованный дополнительный отпуск, на который работник имеет право в силу вредности, тяжести и особых условий труда, поскольку оплата отпуска также является зарплатой (постановление Президиума ВАС РФ от 07.02.2012 № 11709/11).

Как удержать за предоставленный авансом отпуск

На основе вышесказанного сформулируем алгоритм действий работодателя по удержанию за отпуск авансом при увольнении работника:

1. Рассчитать количество предоставленных, но не отработанных отпускных дней и вместе с этим излишне выплаченную сумму отпускных.
2. Предупредить работника о сумме предстоящего удержания. В каком размере это будет сделано, 20% или больше, решает руководитель, т. к. выше отмечалось, что судебная позиция по этому вопросу неоднозначна.
3. Издать приказ об удержании с расчетной суммы в пользу погашения долга, возникшего в результате предоставленного, но не отработанного отпуска.
4. В последний рабочий день произвести полный расчет с уволившимся сотрудником.

Возможна ситуация, когда удержанная сумма не покрывает долг полностью (такое вполне вероятно, если из суммы расчета было вычтено только 20% или меньше). Тогда у работодателя остается 2 варианта:

• договориться с бывшим сотрудником о добровольном внесении им недостающей суммы в кассу предприятия (или на расчетный счет);
• списать (простить) долг.

В каких случаях удержание за неотработанные дни отпуска невозможно

Ситуации, когда удержание за неотработанный отпуск не производится, перечислены в абз. 4 ч. 2 ст. 137 ТК РФ. Это увольнение в результате:

• отказа работника от перевода на другую работу, которая предоставляется ему работодателем по причине ухудшения здоровья;
• отсутствия у работодателя работы, соответствующей требованиям медзаключения, для перевода на нее работника;
• ликвидации ИП, организации;
• проведения штатных мероприятий по сокращению численности персонала;
• смены собственника предприятия (эта норма действует только в отношении исполнительного органа и главного бухгалтера);
• призыва работника на срочную службу;
• восстановления на данную должность прежнего работника по решению Роструда или суда;
• признания медкомиссией полной нетрудоспособности работника;
• смерти работника либо работодателя — ИП или иного физического лица;
• произошедшей катастрофы, стихийного бедствия или другой чрезвычайной ситуации.

Таким образом, удержание за отпуск при увольнении возможно не всегда. Ограничения установлены по основаниям прекращения трудовых отношений и размерам возможных удержаний. Взыскание долга по предоставленному авансом отпуску в судебном порядке невозможно.

По закону каждый сотрудник после определенного периода работы имеет право взять отпуск. Несмотря на то, что период отдыха должен предоставляться согласно утвержденному графику, с разрешения начальства он может передвигаться на более ранние сроки. В результате, если такой работник решит расторгнуть , у него возникнет удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении.

ТК определяет, что возможность получить у каждого сотрудника возникает только после того, как он будет трудиться в компании не меньше 6 месяцев. Причем взять он может сразу полный период. Однако, если в дальнейшем у него возникнет желание произвести увольнение, то от него потребуется вернуть денежные средства, которые были выданы за неотработанные дни отдыха.

Закон обязывает каждого работодателя перед началом нового года оформлять и вводить в действие на будущий период. В случае, если сотрудник отправляется отдыхать сразу в начале года, то может создаться прецедент, что отпуск будет начислен фактически авансом за весь будущий год.

Ведь перед тем, как отпустить работника отдыхать, кадровик производит расчет даты, по которую предоставляется время отпуска. В этом случае действует правило, что каждый полный месяц дает право на 2,33 дня оплачиваемого отдыха.

Помимо основного периода, законом либо внутренними нормативными актами еще может предоставляться .

Внимание! Поскольку отдых ему уже предоставлен, но фактически данные дни еще не отработаны, то при увольнении бухгалтеру придется произвести удержание за неотработанный отпуск при увольнении.

Удерживать за неотработанные дни или нет

Выполнять удержание из зарплаты ранее выданных отпускных - это право, а не обязательное к выполнению действие для работодателя. При увольнении такого рода работника администрация имеет право решить не удерживать с него лишние суммы.

При этом формат данного решения не регламентирован. Можно просто сказать сотруднику, что возвращать лишние отпускные не нужно. Но поскольку в случае возникновения разногласий, устную договоренность никак нельзя будет подтвердить, лучше все же закрепить такое решение документально. Например, можно подписать двухстороннее соглашение о том, что предприятие прощает долг работника перед ним по выплаченным отпускным.

Помимо этого, в таком документе также желательно показать сумму, которая «прощается» работнику, а также число дней отпуска, за какие она начислена. В конце соглашения обязательно проставляются реквизиты каждой стороны, подписи и печати (при наличии).

Работник может принять решение по своему желанию вернуть сверх полученную им сумму. В этой ситуации бухгалтеру не придется выполнять удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении.

В каких ситуациях можно выполнять удержание за эти дни, а когда нет

В ТК закреплено право администрации компании выполнить удержание, если работник получил отпуск авансом, а затем решил увольняться. Однако есть ситуации, при которых удерживать с работника такие суммы запрещается.

К ним относятся:

• Если на предприятии проводится ;
• Если работник увольняется по причине ликвидации организации;
• Если заключение медосмотра требует перевода сотрудника на место с более легким трудом, и производится увольнение по причине отсутствия необходимых вакансий либо отказа самого работника от перевода.
• Происходит либо главного бухгалтера из-за смены собственников компании;
• Работнику приходится увольняться в связи с призывом на армейскую службу;
• Расторжение контракта производится по причине кончины работника;
• Сотруднику выдано медицинское заключение о невозможности дальнейшего исполнения трудовых обязанностей;
• Трудовое соглашение расторгается из-за форс-мажорных обстоятельств (катастроф, стихийных бедствий, эпидемии, аварии и т.д.)

Размер удержаний

Согласно ТК, администрация наделена правом удержать из заработка работника суммы сверх выданных ему отпускных. Весь долг можно удержать в полном объеме, но с любой из выплат можно снимать не свыше 20% от нее.

Чаще всего возникает ситуация, что сотруднику полагается только одна выплата - и это расчет при увольнении. При этом 20% от него не хватает, чтобы в полной мере погасить весь образовавшийся долг. Тогда сотрудник может выразить добровольное решение, и передать оставшуюся часть по личной инициативе в кассу либо зачислить на расчетный счет.

Внимание! Если же он не хочет добровольно выплачивать оставшуюся сумму, то получить ее можно только при помощи передачи дела в суд. Однако судебные решения по такого рода разбирательствам крайне противоречивы - в двух аналогичных случаях судья может принимать как одну, так и другую сторону дела.

Как произвести удержание отпускных за неотработанные дни

Шаг 1. Расчет суммы, которую нужно удержать с сотрудника

Когда бухгалтер производил расчет отпускной выплаты к выдаче, им использовалась информация о среднем заработке этого работника. Точно таким образом необходимо поступать и когда нужно определить сумму отпускных к возврату.

При этом производить расчет снова на день увольнения не нужно - необходимо найти в архиве бланк расчета самих отпускных, и взять этот показатель оттуда. Для указанных целей на предприятиях обычно используется .

Также необходимо точно определить количество дней, за какие были получены лишние отпускные. Для этого можно воспользоваться .

После этого можно приступать к расчету суммы к возврату. Чтобы это сделать, необходимо средний дневной заработок умножить на число переплаченных дней.

Внимание! В ситуации, если длительность последнего периода отдыха меньше, чем число излишне оплаченных дней, то сначала задолженность рассчитывается с использованием среднего заработка последнего периода, затем - того, какой использовался в предыдущем и т. д.

Шаг 2. Документальное оформление и удержание долга из заработка работника

Закон устанавливает, что размер долга может быть удержан только после того, как с зарплаты были сняты все предписанные законодательством налоги и сборы.

Перед тем, как удерживать сумму долга, необходимо издать соответствующее распоряжение. Для него нет строго утвержденной формы, и обычно такой документ составляется с использованием фирменного бланка. В нем нужно указать полные Ф.И.О. работника, какое число дней отпуска было предоставлено ему излишне, с каких денежных средств будет выполняться удержание, точная сумма.

С составленным бланком нужно ознакомить сотрудника под роспись. В нем также рекомендуется сделать графу, в какой работник будет не только расписываться, но и письменно выражать свое согласие на удержание.

Налоговые особенности

Необходимость пересчета начисленных налогов и взносов зависит от того, что администрация решила делать с излишне выданными отпускными. Если данные суммы «прощены» работнику, то производить перерасчет НДФЛ и страховых взносов делать не нужно. Они, в первую очередь, являются выплатами работнику, а потому подлежат как обложению НДФЛ, так и начислению на них выплат по страхованию.

С другой стороны, при отказе в удержании суммы, необходимо произвести корректировку базы по расчету налога на прибыль - их необходимо исключить из расходов, уменьшающих доходы.

При удержании выполнять корректировку сумм взносов и удержанного налога НДФЛ необходимо только в момент увольнения. Вносить исправления в тот день, когда производились сами выплаты, не нужно.

Размер отпускных, какие были выданы излишне, уменьшают базу по взносам в соцфонды в месяц их возврата работником. В связи с этим расчет отчислений нужно будет производить по уменьшенной базе.

Когда производится оформление , то необходимо на сумму удержанных отпускных уменьшить размер полученного заработка в этот месяц, а сумму начисленного НДФЛ - на сумму налога, полученного при пересчете.

Внимание! За администрацией устанавливается обязанность при возникновении излишне удержанных сумм НДФЛ, сообщить об этом работнику в срок 10 дней. Последний должен подать заявление на возврат этих сумм.

Администрация, после получения данного заявления, может уменьшить сумму налога, который нужно перечислить в бюджет, на размер налога, предъявленный работником к возврату.

Бухгалтерские проводки

Порядок, как в бухгалтерском учете показывать удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении было раскрыто Минфином в его письме, опубликованном в 2003 году. При этом в нем был показан случай, при котором работник добровольно погашает сумму долга наличными средствами. В документе Минфин советует для выполнения всех корректировок пользоваться методом сторно.