Ольга Дмитриева
Корпоративный праздник - сближение начальства и подчиненных
Приглашение на корпоративный праздник Текст и его особенности
Приглашение на корпоративный праздник текст которых зависит от многих деталей, является частью корпоративной культуры. Как "театр начинается с вешалки", так и любая корпоративная вечеринка начинается с приглашения. Каким же должен быть текст приглашения? Чтобы ответить на этот вопрос, следует уточнить, чем, в сущности, является корпоративный праздник и какова его цель?
В Советском Союзе корпоративные мероприятия были достаточно распространенным явлением. Единая политика предприятий производства заключалась в сплочении коллектива для выполнения общей идеи. Ведь коллектив нередко выступал в роли воспитателя и поручителя. Производственные мероприятия строились таким образом: выступление партийного работника, а затем концерт самодеятельности.
После развала Советского Союза корпоративные мероприятия были забыты на долгое время. Сегодня традиции корпоративов вновь возрождаются на новом, более современном уровне, приближенному к западной манере.
Целью их является создание в коллективе доброжелательной атмосферы, сближение начальства и подчиненных, повышение осознания значимости каждого сотрудника, выявление скрытых качеств и способностей сотрудников в непринужденной обстановке, стимулирование работников и, конечно, эмоциональная разрядка.
Приглашение на корпоративный праздник текст и оформление - отличная возможность укрепить отношения не только с сотрудниками, но и с партнерами по бизнесу. Поводом для корпоративного мероприятия может послужить как профессиональный, или календарный праздник, так и юбилей начальника. Возможно, это будет годовщина создания фирмы, или определенные успехи в деятельности - словом, все, что угодно!
Однако, текст и оформление приглашения будет зависеть и от характера торжества, и от того, кому оно предназначено. Все приглашенные условно делятся на следующие категории: VIP-гости, к которым относятся спонсоры, учредители, представители администрации и т.д., бизнес - партнеры и сотрудники предприятия.
Пригласительный текст на открытке
Общие правила при создании текста приглашения:
1. Прежде всего следует отметить, что любое приглашение представляет собой краткий текст, состоящий из нескольких лаконичных предложений, написанных в два - три абзаца.
Первый абзац - вступительное обращение, после которого описывается повод для встречи. Во втором абзаце содержится информация о характере мероприятия и его особенности, указывается статус приглашенного (например, "на протяжении многих лет Вы являетесь одним из ведущих специалистов компании"). В третьем абзаце указывается место и время встречи, дресс-код, если таковой имеется.
2. Избегайте высокопарных фраз, типа "милости просим" или "не будете ли столь любезны".
3. Не стоит указывать в приглашении сведения о количестве приглашенных.
4. Текст приглашения должен передавать атмосферу праздника.
5. Приглашение должно содержать описание особенностей торжества, например, наличие карнавальной маски для принятия участия в конкурсе.
6. Корпоративный этикет предполагает наличие вкладыша с указанием подробной схемы проезда к месту проведения торжества.
7. Приглашение может иметь приложение в виде RSVP-карточки, означающей просьбу подтвердить свой приход, или оповестить об отказе. Содержание - контактные данные - телефон, e-mail, почтовый адрес. Здесь же может быть место для добавления комментариев и пожеланий.
8. Для почетных гостей составляется именной текст, который рассылается курьером за 3-4 недели до торжества и предусматривает подтверждение.
9. Приглашения доставляются лично, услугами экспресс-доставки, либо собственным курьером. Допустимо отправлять по почте с уведомлением. Ни в коем случае не используется e-mail или телефон!
10. Оформляются приглашения двумя способами: открыткой с текстом на внутренней стороне, листом формата А4, вложенным в конверт.
Пригласительный текст на листе
Примеры пригласительных текстов:
Для сотрудников:
Уважаемая Татьяна Петровна!
Я рад приветствовать Вас от имени фирмы "Тонус" На протяжении многих лет Вы являетесь почетным работником, Ваш вклад в развитие и процветание общего дела невозможно недооценивать!
Спешу сообщить Вам, что для Вас и Ваших коллег организуется праздничное мероприятие , посвященное нашему профессиональному празднику, "Дню Строителя".
С уважением,
Директор ОАО "Тонус"
П.С. Терещенко
Текст для партнеров:
Уважаемый Сергей Романович!
Я выражаю Вам благодарность за многолетнее сотрудничество с фирмой "Тонус". Надеюсь, что наши отношения и впредь будут выгодными и плодотворными. С Вами приятно работать, надеюсь, взаимно.
Наш профессиональный праздник, посвященный строителям, мы хотели бы встретить с партнерами и сотрудниками. Я с радостью обращаюсь к Вам с пожеланием присоединиться к празднованию торжества.
Мы ждем Вас в ресторане "Никольский" 14 августа в 19.30. Приглашение действительно на одного человека.
С уважением,
Директор ОАО "Тонус"
П.С. Терещенко
Наш сайт регулярно пополняется интересными и уникальными материалами и статьями по подготовке и организации праздников, юбилеев, дня рожденья, различных любимых праздников, корпоративных праздников, оформлению праздников, советы гостям перед праздником, истории и традиции праздников. Если вы желаете получать информацию об этом, подпишитесь на рассылку новостей нашего сайта. Гарантируется непередача вашего адреса третьим лицам.
На вашем предприятии намечается торжество? Какой бы ни была его тема (профессиональный или календарный праздник, день рождения компании, презентация нового продукта, открытие филиала или нового офиса, юбилей начальника), оно начинается с приглашений.
Как наилучшим образом составить текст приглашения на корпоратив? С одной стороны, вам необходимо проявить оригинальность, заинтересовать гостей и вызвать у них желание посетить торжество. С другой – в приглашении на такое мероприятие нужно перечислить важные данные.
Текст приглашения на корпоратив
Так, в тексте приглашения на корпоративный праздник следует указать дату и место его проведения, способ доставки гостей (своим транспортом или, например, автобусами от офиса), форму одежды (она может быть свободной, вечерней или тематической, если вы организуете карнавал).
Уточните, можно ли взять с собой супруга или супругу, детей. Если на вечеринке будут выступать приглашенные артисты, об этом также можно упомянуть в тексте приглашения на корпоратив.
Что касается стиля, то здесь допускается разнообразие в зависимости от статуса торжества. Текст приглашения может быть выдержан в официальном или неофициальном, даже шутливом стиле.
Но в любом случае приглашение на корпоративное мероприятие нужно достойно оформить. Его можно отправить в виде смс, по электронной почте, разместить на открытках, в стенгазете или на доске объявлений.
Учесть все требования, которые предъявляются к текстам приглашений на корпоративный праздник не так-то просто. Мы решили облегчить для вас эту задачу и привели образцы текстов подобного рода приглашений, чтобы вы могли выбрать наиболее подходящий из них в качестве основы.
Дополните его, приложив немного усилий и фантазии, – и тогда ваше приглашение на корпоративное мероприятие не оставит равнодушным никого.
***
Уважаемый _________________!
С радостью сообщаем Вам, что ___(дата)___ исполняется ровно ___ лет со времени основания нашей компании.
В честь этого замечательного праздника мы организовываем большой банкет,
на который с удовольствием приглашаем Вас!
Праздничное мероприятие запланировано на ___(дата)____ в развлекательно-ресторанном комплексе «____(название)____» (__________(адрес)___________),
начало в __(время)__ часов.
Ждем Вас с нетерпением!
Сотрудники компании __________
***
Уважаемый_________________!
Приглашаем Вас на , посвященный дню рождения нашего дружного коллектива.
Торжество состоится ___(дата)__ в ресторане «_________», начало в __(время)__.
В день рождения нашей компании мы соберемся вместе, чтобы поздравить друг друга с продуктивным и успешным прошедшим годом, а также приятно провести
время в атмосфере веселья и праздника.
Приходите обязательно – повеселимся на славу!
Сплоченный коллектив компании ____________
Приглашение на корпоративный праздник может быть лаконичным и сдержанным, а может быть достаточно эмоциональным, особенно если идет речь о предстоящей теплой встрече друзей и единомышленников. Например, текст приглашения на корпоратив в честь дня рождения компании или Нового года может быть следующим.
***
Дорогие друзья!
Мы уверены, что настоящее богатство заключается не в накоплении материальных благ. Важно знать, что рядом есть верные друзья и партнеры, проверенные временем и делами. Надежные соратники – это точка опоры в движении к успеху и преодолении любых препятствий.
Будем рады встретить Вас на рождественском ужине, который состоится ___________(дата) в ресторане _____________. Надеемся, что праздничный вечер в кругу друзей, партнеров и коллег станет для Вас приятным и интересным событием.
***
Дорогие коллеги!
Самое ценное для нашей компании – это наши надежные партнеры и наш дружный коллектив. Совместная работа в прошлом году способствовала развитию нашего предприятия. И, конечно, мы не достигли бы такого успеха без Вашей самоотдачи и желания развиваться.
С огромным удовольствием приглашаем Вас на праздничную вечеринку, которая начнется в _________ в кафе ______________. Мы встретим Новый год в атмосфере праздника, в кругу друзей и коллег.
Пусть наступающий год будет не менее удачным, чем уходящий. Желаем Вам и Вашим близким счастья, радости, здоровья и благополучия!
С уважением,
____________.
Приглашение на любого рода корпоративное мероприятие можно отправить от имени коллег. Но особенно приятно сотрудникам будет получить его от имени руководства.
***
Уважаемый _______________!
Я рад приветствовать Вас от имени ___________________(название предприятия). Вы - один из ведущих специалистов компании и Ваш вклад в наше общее дело поистине бесценен.
20.. год со всеми достижениями, которые он принес, и трудностями уже почти позади. Настало время встретить новый 20.. год, который, как мы надеемся, принесет нам новые возможности, новые достижения, новые успехи и новые идеи.
Я надеюсь, что в окружении коллег Вы получите истинное удовольствие от праздника, посвященного нашим партнерам, друзьям и сотрудникам.
Мы ждем Вас в развлекательном комплексе ___________ по адресу ___________. Начало мероприятия запланировано на ________часов 25 декабря.
Приглашение действительно для двух человек.
С уважением,
директор предприятия___________________
***
Уважаемые коллеги!
Трудясь над последним проектом, вы проявили должный профессионализм и компетентность, а также приложили немало усилий, что принесло потрясающие результаты нашей компании. В знак благодарности мы устраиваем небольшую корпоративную вечеринку и приглашаем Вас присоединиться к нам.
Праздник состоится ________________(число) по адресу: ____________________. Время начала вечеринки: 19:00.
Будем рады видеть Вас!
С уважением,
заместитель директора ________________.
***
Дорогие коллеги!
Мы ценим ответственность, целеустремленность и работоспособность, которыми обладают наши сотрудники, но вместе с тем понимаем, что должная продуктивность невозможна без хорошего отдыха. Поэтому мы решили порадовать наших работников и устроить для них небольшой праздник. В эту субботу, _________(число), мы приглашаем Вас на корпоративный пикник, где Вы сможете расслабиться, пообщаться с коллегами и насладиться красотой природы. До места проведения праздника будет организован трансфер.
Сбор в ________(время) около главного входа в офис. Надеемся, что Вы примете наше приглашение!
С уважением,
дирекция компании _________________.
И, наконец, текст приглашения на корпоративный праздник может быть написан в стихотворной форме.
***
Приглашаем от души на праздник замечательный,
Приходите отмечать, будем вам признательны!
Ведь сегодня Новый год, сказка начинается.
Как известно, в этот день чудеса случаются!
С Новым годом вас, друзья, дружно поздравляем!
Вас чудеса, сюрпризы ждут, веселье обещаем!
***
Стол накрыт, подарки, свечи…
Все застыло в предвкушенье.
В этот теплый, чудный вечер
Ждем вас в гости с нетерпеньем.
Приглашаем вас с любовью
К нам на Новый год прийти.
Эту сказку новогоднюю
Вместе с нами провести!
Ты готова немного посплетничать и похихикать? Желаешь отведать чипсов, пиццы и прочих вкусностей? Тогда приходи (дата и время) на «Пижамную вечеринку»
, которая будет продолжаться всю ночь! Да, не забудь захватить свою пижамку!
Будет весело!
Дорогая (имя подруги)! С удовольствием приглашаю тебя на вечеринку в честь начала летних каникул , которая состоится (дата и время проведения мероприятия) во дворе моего дома по адресу (адрес).
С уважением (имя организатора).
Дорогой (имя гостя)! Приглашаем тебя на вечеринку, которую мы решили посвятить успешной сдаче сессии . Ждем тебя (дата, время проведения) в кафе (название), расположенном по адресу (адрес заведения).
Дорогие (имена гостей)! С радостью сообщаем вам, что (дата и время) в нашем доме по адресу (точный адрес) состоится кулинарная вечеринка . В процессе мероприятия мы будем готовить пирожные и бисквиты, соревноваться в умении оформлять блюда и отвечать на вопросы кулинарной викторины. Будет очень весело, приходите – не пожалеете!
Уважаемый (имя гостя). Приглашаем Вас, а также членов Вашей семьи на футбольную вечеринку, которая состоится (дата и время проведения мероприятия) на нашей даче (местность и точное описание проезда). Программой праздника предусмотрено купание в бассейне, барбекю и подвижные игры на природе. С нетерпением ждем встречи!
Дорогая (имя подруги)! В связи с началом отпуска я решила устроить небольшую вечеринку. Приглашаю тебя (дата и время проведения мероприятия) на наш скромный девичник в ночной клуб (название заведения).
(Имя гостя)! Наконец, мне удалось устроиться на хорошую работу. Я начинаю совершенно новую жизнь , полную новых открытий и забот. Я хочу, чтобы это радостное событие со мной отметили самые близкие и преданные друзья. Приходи (время и дата) на вечеринку, которая состоится у меня дома (адрес). Будет очень весело!
Ты ко мне на вечеринку
Завтра в восемь приходи!
И с собою грампластинку
Непременно прихвати!
Нам ди-джей в электростиле
Забабахает музон!
Поиграет на виниле
С настроеньем в унисон!
Заморачиваться хватит!
Приходи ко мне на party!
Знаешь ты сюда дорогу,
Развлечемся здесь немного!
Приводи с собой друзей,
Вместе будет веселей!
Приходи ко мне на вечеринку!
И бери вторую половинку!
Я друзей хочу поразвлекать,
Будем скуку вместе прогонять!
Я на вечеринку вас
В гости приглашаю!
Будет весело у нас -
Это обещаю!
Приходи, но не один,
Приводи друзей!
Мы разгоним серый сплин
Вместе веселей!
Вечеринка у меня
Скоро состоится,
Приглашаю вас, друзья,
На неё явиться!
Будет музыка играть,
Вина и закуски
На столе у нас стоять!
Посидим по-русски!
Скоро праздник не простой будет у меня!
Я на вечеринку вас всех зову, друзья!
Приходи ко мне с семьей, приходи один!
Очень важно чтоб пришел! Ты необходим!
Приглашаю я к себе
Всех своих друзей!
Так хочу увидеть я
У себя гостей!
Ты на вечеринку, друг,
Приходи с семьей!
Будет весело вокруг!
Ты всегда, как свой!
Нам для счастья многого не надо!
Нужно счастье, как не посмотри!
Вам, друзья, всегда мы очень рады!
С вами радость просыпается внутри!
Приглашаем вас к себе, родные!
Вечеринка будет для «своих».
Приходите, гости дорогие!
Отдохнем от будней городских!
Вечер тих и вечер так прекрасен!
Звуки замирают – тишина…
Чтобы был тот вечер не напрасен,
Мне компания хорошая нужна!
Я вас в гости скоро приглашаю!
Поболтаем, вместе посидим!
Вечера такие обожаю…
Приходи, ты нам необходим!
Оставьте все заботы и дела,
Я вас на вечеринку приглашаю!
Повеселимся вместе до утра!
Увидеть вас я у себя желаю!
Видишь, в доме чистота!
В доме ни пылинки!
Так уютно – красота!
Будет вечеринка!
Приглашаю и тебя
К нам на этот вечер!
Буду рад безмерно я
Снова нашей встрече!
Ответ
В современном деловом общении существуют различные ситуации, когда партнеры, коллеги направляют в адрес друг друга письма-приглашения. Это могут быть приглашения на торжественные мероприятия, церемонии, рабочие совещания разного уровня и масштаба, выставки, конференции, семинары, презентации, корпоративные вечеринки и др. Кроме того, письма-приглашения могут быть адресованы постоянным клиентам страховых, медицинских, различных сервисных организаций. Обычно такие письма содержат напоминание о необходимости очередного профессионального общения и соответствующее приглашение.
Этикет делового общения требует ответной реакции адресата в виде выражения благодарности за полученное приглашение, подтверждения его принятия или объяснения причин отказа.
Письмо-приглашение на юбилей организации (№ 1)
Уважаемый Павел Николаевич!
Я рад сообщить Вам, что 25 мая 2010 г. Приборостроительное научно-производственное объединение "Вега" отмечает 75-летие со дня своего основания. Ровно три четверти века тому назад была создана небольшая экспериментально-производственная лаборатория при Политехническом институте, которая выросла в многопрофильное приборостроительное объединение, включающее в себя более десяти научных, конструкторских и производственных предприятий.
Мы рады возможности пригласить Вас и представителей ОАО "Вымпел" с которым ПНПО "Вега" связывают давние плодотворные производственные отношения, принять участие в торжественных мероприятиях , которые будут проводиться 25 мая 2010 г. в помещении Драматического театра нашего города.
Мы знаем, уважаемый Павел Николаевич, о насыщенном графике Вашей работы, но были бы Вам очень признательны, если бы Вы смогли выступить с приветственной речью на торжественном собрании (начало - в 17.00) и принять участие в пресс-конференции для корреспондентов центральных и местных СМИ (начало - в 18.00).
Мы также будем рады Вашему присутствию на праздничном концерте с участием звезд российской эстрады (начало - в 18.30) и на торжественном банкете после окончания концерта.
В ближайшее время наш курьер доставит Вам 5 пригласительных билетов (каждый на два лица) с вкладышами-приглашениями на банкет, а также программу концерта.
Во время проведения праздника с 16.30 рядом со зданием Драматического театра будет открыта бесплатная охраняемая автомобильная стоянка. Въезд на стоянку осуществляется по пригласительным билетам.
Уважаемый Павел Николаевич! Мы будем счастливы видеть Вас и представителей ОАО "Вымпел" на нашем празднике!
С уважением,
Генеральный директор
Приборостроительного НПО "Вега" В.А. Зимин
Письмо-приглашение на юбилей специалиста (№ 2)
Уважаемый Леонид Семенович!
Имею честь сообщить Вам, что 24 февраля 2010 г. одному из наших старейших сотрудников - главному врачу Центральной клиники детских болезней Николаю Васильевичу Дмитриеву - исполняется 60 лет.
Вы, несомненно, хорошо знаете этого замечательного Человека и Специалиста, посвятившего себя без остатка делу сохранения здоровья детей.
Совсем молодым ординатором он пришел в клинику 36 лет назад и за все это время добился огромных профессиональных успехов, завоевал большую любовь и уважение коллег-врачей и родителей наших маленьких пациентов.
Сегодня доктор медицинских наук Николай Васильевич Дмитриев руководит актуальными клиническими исследованиями и проектами, лично проводит самые ответственные и сложные операции, активно внедряет современные методики лечения детских болезней.
Являясь профессором кафедры детской хирургии Медицинского института, Николай Васильевич уделяет пристальное внимание делу воспитания нового поколения врачей-педиатров. В клинике уже успешно работают многие его ученики.
Уважаемый Леонид Семенович, дирекция нашей клиники и наш юбиляр будут чрезвычайно рады видеть Вас на торжественном вечере, посвященном этой знаменательной дате.
Чествование Николая Васильевича состоится в конференц-зале Центральной клиники детских болезней 24 февраля 2010 г. в 17.00. В программе юбилейного вечера - торжественная часть и праздничный ужин в большом банкетном зале ресторана "Поволжье".
Позвольте также сообщить Вам, что на вечере ожидается присутствие ведущих специалистов из многих медицинских учреждений нашего города и других регионов России. Для всех гостей нашей клиники Николай Васильевич лично проведет экскурсию по новому хирургическому комплексу, созданному благодаря высочайшему профессионализму и организаторскому таланту юбиляра.
С уважением и наилучшими пожеланиями , Директор Центральной клиники детских болезней,
д-р мед. наук, профессор С.В. Кудинов
Письмо-приглашение на международную конференцию (№ 3)
Глубокоуважаемый профессор Теплер!
С большим удовольствием сообщаю Вам, что Организационный комитет Международной конференции по физике плазмы наконец-то определился со сроками и местом ее проведения. Как мы с Вами и предполагали во время нашей последней телефонной беседы, она состоится в Москве. Время проведения - с 1 по 10 февраля будущего года. Официальное название - "Экспериментальные методы исследования высокотемпературной плазмы", что полностью совпадает с областью Ваших профессиональных интересов.
При обсуждении на последнем заседании Оргкомитета возможного состава Президиума конференции я имел честь предложить Вашу кандидатуру, и она была единодушно поддержана всеми коллегами - членами Оргкомитета.
Высоко оценивая Ваши выдающиеся заслуги в достижении современного уровня теории и практики изучения "четвертого состояния вещества", Оргкомитет поручил мне согласовать с Вами возможность Вашего выступления с основным докладом на пленарном заседании в первый день работы конференции. Кроме того, нам хотелось бы, чтобы Вы как основной докладчик выступили согласно традиционному регламенту на заключительном заседании и дали свою оценку проделанной на Конференции работе.
Разумеется, Оргкомитет с радостью включит в программу все индивидуальные и коллективные доклады и сообщения, которые Вы и Ваши сотрудники посчитаете нужным сделать на Конференции и обсудить с сообществом коллег по цеху.
Более подробную информацию по организационным вопросам проведения конференции я сообщу Вам в ближайшее время. Официальное приглашение в адрес Вашего института будет направлено до конца января на бланке Оргкомитета.
Если у Вас возникнут вопросы, звоните мне, пожалуйста, по известному Вам телефону. Жду ваших писем на мой электронный адрес.
Я надеюсь получить от Вас положительный ответ в самом ближайшем будущем и увидеть Вас в Москве.
С наилучшими пожеланиями и дружеским приветом,
Член-корреспондент АН России, заместитель председателя
Оргкомитета Международной конференции по физике плазмы
О.Д. Савельев
Письмо-приглашение на рабочее совещание (№ 4)
Уважаемый Станислав Алексеевич!
В связи с подписанием концерном "Прометей" 30 ноября 2009 г. контракта с иностранным Заказчиком № ИТ9706-0247 на поставку в 2010 г. двух комплектов технологического оборудования Т400 для автоматизированного производства металлокерамических изделий, в Управлении экспортных поставок концерна с 22 декабря по 24 декабря с. г. планируется проведение рабочего совещания.
"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2011, N 12
ПРИГЛАШЕНИЯ на Корпоративный праздник: КАК ОФОРМИТЬ, ЧТО НАПИСАТЬ?
Корпоративный праздник - одна из составляющих корпоративной культуры. Любой праздник начинается с приглашения. Как оформить пригласительный билет? Каким должно быть корпоративное приглашение? Об этом и пойдет речь в нашей статье.
Корпоративные и профессиональные праздники популярны в каждой компании, организации, фирме. Поводом для корпоративного мероприятия могут послужить профессиональный или календарный праздник, юбилей начальника.
Приглашение или пригласительный билет - это средство мотивации к участию в корпоративном празднике, знак внимания и уважения к коллегам, членам коллектива, пропуск на мероприятие, элемент создания праздничного настроения.
Приглашение - визитная карточка праздника, выполняющая две основные задачи:
Вводит гостя в тему праздника;
Предоставляет ему нужную информацию.
Оформляются письма-приглашения либо открыткой с текстом на внутренней стороне, либо это конверт с вкладышем - обычно используют лист неплотной бумаги размером с четверть листа формата А4. По форме такой лист может быть прямоугольным, квадратным, круглым с волнистыми или мелкими зазубренными краями. Существуют сотни различных вариантов оформления приглашений. Прежде всего нужно определиться, каким будет ваше приглашение. Письма-приглашения на корпоративные праздники напрямую зависят от характера и назначения мероприятия. В зависимости от повода, масштаба, места их проведения каждый раз будут новые текст, оформление, способ вручения. Приглашение может быть отправлено адресату в электронном виде или в твердой "открыточной" форме. Выбор зависит от адресатов, их статуса и ожиданий, особенностей использования электронной почты в офисе, задач сохранения интриги и необходимости адресности сообщений.
Словарь кадрового делопроизводства. Письмо-приглашение относится к одному из самых массовых видов деловых почтовых отправлений. Необходимость в деловых контактах обусловливает адресацию приглашений одному, нескольким лицам от имени юридического лица или конкретного адресата (физического лица), представляющего ту или иную организацию.
Электронное приглашение по размеру шрифта, цветовой гамме, стилю и т. д. должно отличаться от обычной деловой переписки.
Приглашения в конвертах требуют адреса доставки, обозначения имени получателя в письме. Такой формат потребует расходов на сами открытки, на курьерскую доставку и т. д. Соответственно, это должно быть оправдано задачами праздника и аудиторией. Приглашение может быть оформлено в виде плаката в офисе. Яркого, красивого.
Можно организовать вручение приглашений при входе в офис.
Главное - приглашение символизирует начало праздника для каждого приглашенного. Поэтому оно должно быть красивым и привлекательным.
Если планируется серьезное корпоративное мероприятие, рассылка приглашений по факсу или электронной почте исключается сразу. Она не позволяет передать персональное обращение к получателю и свидетельствует о небрежном отношении отправителя к своим гостям, о стремлении сэкономить. Электронную почту можно использовать для обратной связи, указав адрес электронной почты в RSVP-карточке. Вариант с простой почтовой рассылкой подойдет, когда речь идет о многочисленных друзьях и деловых партнерах организации. Уровень почтовой доставки низкий. Письмо может задержаться или вовсе потеряться и не дойти до получателя. Заказные письма с уведомлением - хороший вариант. Однако если это Новый год, Международный женский день, то в предпраздничном ажиотаже письма потребуют большего количества времени на доставку и будут доставлены не ранее чем через неделю.
Когда времени не хватает, можно воспользоваться службой экспресс-доставки или курьерской службой. Курьерскую доставку можно организовать самостоятельно. Важно приложить все усилия, чтобы приглашение было вручено вовремя. Телефон в данном случае пригодится только для обратной связи. Даже если руководитель компании кого-либо пригласил при личном разговоре (разговор между руководителями компании, фирмы и т. д.), этикет требует подтвердить приглашение в письменной форме. Начинать рассылку любых приглашений нужно как минимум за 2 - 3 недели до даты корпоративного праздника.
Открытка и внутренний конверт приглашения должны оформляться в одном стиле и цветовой гамме с пригласительным текстом на вкладыше. На них может содержаться и дополнительная информация, например поздравление, какая-нибудь цитата, логотип компании и т. д. Если работодатель хочет сделать оригинальное приглашение, необходимо обратиться в типографию или агентство и оформить заказ на изготовление приглашений. Наружный конверт дает первое впечатление, поэтому необходимо оформить его в едином стиле с вкладышем (даже если это простой почтовый конверт).
Также оформление и текст приглашения напрямую зависят от того, кому оно предназначено. Приглашенных на праздничное мероприятие можно поделить на несколько категорий:
VIP-гости (учредители, спонсоры, крупные клиенты, представители администрации города, постоянные партнеры). Руководители компании обычно таким гостям приглашения вручают лично. Для этих людей должны быть составлены именные тексты. Пригласительные карточки необходимо вручать заранее, за 3 - 4 недели. Приглашение лично от руководителя компании или его заместителя должны получить все VIP-гости;
Сотрудники компании. Приглашения, адресованные сотрудникам компании, могут быть однотипными, стандартными. В таких приглашениях следует уточнять, кто приглашается на праздничное мероприятие - сам сотрудник, он может взять с собой супругу/супруга, детей. Чтобы никого не забыть, можно передать такие приглашения руководителям подразделений в запрашиваемом им количестве, а они уже распределят их в порядке иерархии;
Бизнес-партнеры (поставщики, компании-партнеры). Приглашения для этой категории составляются стандартные. Пригласительные билеты необходимо вручить за 1 - 2 недели. Когда количество участников мероприятия ограниченно, необходимо со всеми созвониться и уточнить, кто планирует прийти, а кто нет. Важно приложить все усилия, чтобы пригласительные письма каждому приглашенному было вручены непосредственно адресату или доверенному лицу.
Когда вы решили, каким будет ваше приглашение, стоит подумать о содержании приглашения. Любое приглашение представляет собой краткий текст, состоящий из нескольких простых предложений. Весь текст составляет обычно 5 - 7 предложений. Не стоит забывать, что, как и всякий текст, содержание приглашений условно делится на вступление, основную часть и заключение. Следовательно, в любом приглашении должно быть три абзаца. Но прежде, чем начнем составлять текст наших пригласительных билетов, следует напомнить две особенности языка документации, носящих этикетный характер:
Первая - орфографическая, она связана с написанием с прописной буквы местоимения "Вы" и "Вас" с целью вежливого обращения (в письменной речи) к одному лицу;
Вторая - этикетная, она связана с вопросом: от какого лица должно строится изложение текста в документе - от первого или третьего? Способ изложения от третьего лица - безличный, от первого лица единственного числа пишутся приказы, заявления, можно написать и приглашения. Но, составляя текст приглашения, лучше строить изложение от первого лица множественного числа - тем самым автор выступает как представитель организации, компании.
Любое приглашение начинается с обращения, первый абзац - вступление. В основном это типовые фразы: "Уважаемый Иван Иванович!", "Дорогая Татьяна Александровна", "Уважаемая госпожа Петрова", "Уважаемый господин Иванов". Избегайте в обращении высокопарных фраз типа "Глубокоуважаемый Семен Иванович!", "Глубокоуважаемая Анна Александровна". Здесь стоит коснуться вопроса уместности употребления восклицательного знака. Многие из нас неоднократно отмечали, что в деловой корреспонденции и в публикуемых в прессе документах все чаще вместо восклицательного знака встречается запятая. При этом сам текст письма, как принято в русском делопроизводстве, начинается с абзаца, но не с традиционной прописной буквы, а, как в английском, со строчной:
Уважаемый Александр Петрович,
обращаемся к Вам...
Хочется обратить ваше внимание на то, что не стоит строить текст приглашений таким образом. В европейских странах иной корпоративный этикет, там не принято обращаться к адресату по имени и отчеству. Согласно нашей корпоративной этике, к приглашенному принято обращаться по имени и отчеству.
Второй абзац - информационный. В нем можно указать, в каком качестве приглашается человек на праздничное мероприятие.
Третий абзац - заключительный. Здесь указываются время и место проведения мероприятия, отметка о дресс-коде. Составляя текст приглашения, необходимо учесть, какой категории гостей будет оно адресовано:
К коллеге обращаемся с уважением и вниманием;
К клиенту - с обаянием;
К спонсору - с признательностью;
К представителям СМИ - с желанием заинтересовать и оставить яркое впечатление.
В приглашении должны быть все необходимые инструкции, с помощью которых люди смогут принять участие в мероприятии. Письмо-приглашение должно содержать следующую информацию:
Место проведения праздника;
Время начала/отъезда из заданной точки;
Требования к дресс-коду;
Дополнительные сведения, важные для праздника.
Пригласительный этикет рекомендует вкладывать схему проезда к месту проведения мероприятия с указанием возможных мест парковки. Если над пригласительным комплектом работает опытный дизайнер и стиль мероприятия позволяет, схема проезда может выглядеть не просто как распечатка интернет-карты, а как карта, дополненная интересными деталями. Если участники добираются до места праздника самостоятельно, необходимо как можно подробнее описать возможные маршруты.
RSVP-карточка
RSVP-карточка в переводе с французского языка "просьба ответить". Какая информация должна быть в такой карточке? Как правило, она содержит:
Контактную информацию (телефон или e-mail) и просьбу связаться и подтвердить свой приход;
Оплаченный почтовый бланк или конверт с адресом, который нужно отправить организаторам мероприятия.
Помимо этого RSVP-карточка может содержать предложения выбора того или иного типа меню, место для комментариев, пожеланий и т. п. Размер такой карточки должен быть меньше самого приглашения. Но общий стиль приглашения распространяется и на RSVP-карточки. Карточку можно заменить пометкой RSVP на бланке приглашения с указанием номера телефона, по которому нужно подтвердить принятия приглашения, или отказаться от него. Может быть указан адрес, на который необходимо отправить ответ.
Примерный образец
│ RSVP-карточка (текст 1) │
│ Сможет. Не сможет │
│ (подчеркнуть выбранное утверждение) │
│ присутствовать на юбилее компании "Тандор" │
Примерный образец
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ RSVP-карточка (текст 2) │
│ Имя, отчество _________________________________________________________ │
│ Да, мы будем рады присутствовать на церемонии вручения премии компании │
│ Количество человек ____________________________________________________ │
│ Нет, мы не можем присутствовать на церемонии вручения премии компании │
│ "Лидер" _______________________________________________________________ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Примерный образец
Приглашения на юбилей компании (тексты)
Уважаемый Олег Петрович!
Приглашаем Вас на праздничный вечер, посвященный юбилею нашей компании, который состоится 5 ноября в 18.00.
Ждем Вас в ресторане "Олимпия", г. Москва, ул. Тюрина, д. 25.
Приглашение действительно на одного человека.
С уважением,
Игорь Иванович Сухов,
директор компании "Лидер"
Уважаемый Петр Ильич!
Приглашаем Вас с супругой на праздничный вечер, посвященный юбилею нашей компании, который состоится 15 августа в 17.00.
Ждем Вас по адресу: г. Москва, ул. Тюрина, д. 25 корп. 3, ресторан "Траектория".
С уважением,
Михаил Иванович Петров,
директор компании "Прогресс"
Уважаемая Татьяна Васильевна!
Мы благодарны Вам за плодотворное сотрудничество между нашими компаниями. Работать с Вами одно удовольствие. Хотим пригласить Вас на торжественное мероприятие, посвященное юбилею нашей компании.
Приглашение действительно на двух человек.
С уважением,
Михаил Иванович Петров,
директор компании "Прогресс"
Уважаемый Игорь Петрович!
Вот уже двадцать лет Вы работаете в нашей компании и Ваш вклад в общее дело поистине бесценен.
Нам приятно пригласить Вас на праздничное мероприятие. Надеемся, в окружении коллег Вы получите истинное удовольствие от праздника, посвященного юбилею нашей компании.
Приглашение действительно на двух человек.
С уважением,
Михаил Иванович Петров,
директор компании "Прогресс"
Примерный образец
Официальное приглашение (текст)
Уважаемый Николай Викторович!
Имеем честь пригласить Вас на праздник, посвященный юбилею нашей компании.
С уважением,
Михаил Иванович Петров,
директор компании "Прогресс"
Примерный образец
Приглашения на мероприятие открытия (тексты)
Наше новое предприятие начнет производство 15 декабря 2011 г, и мы с удовольствием приглашаем Вас принять участие в праздничном мероприятии, посвященном открытию нашего завода.
С уважением,
директор завода "Энергопром"
Иван Иванович Иванов
Уважаемая Елена Александровна!
В 13:00 состоится праздничный обед, после которого последуют церемония открытия и экскурсия по предприятию. Просим Вас подтвердить свой приезд, сообщив нам время прибытия.
С уважением,
директор завода "Энергопром"
Иван Иванович Иванов
Библиографический список
1. Культура русской речи: Учеб. для вузов / Под ред. проф. Л. К. Граудиной и проф. Е. Н. Ширяева. М.: НОРМА-ИНФРА М, 1999.
2. Колтунова М. В. Язык и деловое общение. М., 2000.
3. Формановская Н. И. Речевой этикет и культура общения. М., 1989.
Ю. Овчиева
Ведущий программист
ЦНИТ Государственного
университета управления
Подписано в печать
Любое запланированное мероприятие, требующее присутствия посторонних лиц (не сотрудников компании), подразумевает предварительную отправку писем-приглашений. При этом отличия между самими мероприятиями отображаются и на тексте приглашений. В данной статье мы рассмотрим, как составить официальное приглашение на какую-либо встречу или переговоры.
В данной статье рассмотрим:
- официальное письмо-приглашение;
- письмо-приглашение на встречу;
- письмо-приглашение на переговоры.
Официальное письмо-приглашение
Организация и подготовка любого мероприятия (на котором планируется присутствие посетителей) проводится с учетом создания и рассылки писем-приглашений. Особенно это касается мероприятий, для которых составляются списки гостей, чье присутствие является желанным.
В таком случае будет недостаточно просто обзвонить их и сообщить о предстоящем событии. Важно, чтобы приглашенный человек осознавал масштаб события и собственную значимость. Именно для этого мы и рассмотрим, как правильно составить письмо приглашение (образец представлен ниже).
Письмо-приглашение (образец)
Официальное письмо приглашение представляет собой разновидность . Принадлежность к данной категории определяется исходя из цели приглашения: уведомить нужных лиц о предстоящем мероприятии, времени и месте его проведения. Данное письмо отличается тем, что отправляется в единственном экземпляре лично каждому приглашенному. Проще говоря, каждое письмо приглашение является именным.
Более того, оно может содержать информацию, касающуюся каждого приглашенного в отдельности (к примеру, номер места, ряд и т.д.).
Особенности оформления пригласительного письма связаны с отсутствием стандартного оформления писем. Как правило, приглашение имеет более презентабельный вид, нежели простое деловое письмо. Для его оформления часто используют хорошую бумагу (не стандартную офисную), различные элементы декора и прочее. При этом приглашение может быть написано от руки красивым каллиграфическим почерком. В общем, как вы уже поняли, данное письмо может иметь практически любой цвет и вид.
Отметим, что в данном случае для оформления очень редко используются стандартные формы делового письма. Однако если требуется составить официальное письмо приглашение на деловое мероприятие, то его оформление с использованием бланка письма допустимо.
Письмо-приглашение иностранцу
Отправляя письмо приглашение иностранным гражданам, необходимо учитывать, что они могут совершенно не знать ваш город. В таком случае отличным решением станет приложение к письму сопроводительных документов, представляющих собой схему проезда к месту проведения, вашей организации и т.д.
Также в данном случае необходимо позаботиться о заселении иностранца в гостиницу на время его пребывания. Если принимающая сторона оплачивает проживание, перелет, трансфер и прочие услуги, то об этом также следует упомянуть в сопутствующих к приглашению документах.
Иностранный гость должен понимать, что посещение данного мероприятия не станет для него проблемой, а будет приятным путешествием. Более того, уровень подготовки к приезду иностранного гостя значительно снизит вариант возможного отказа.
Деловое письмо приглашение (образец)
При составлении необходимо учитывать национальные особенности. При этом не стоит писать приглашение на родном языке приглашенного: достаточно будет составить его на английском языке. Поверьте, составленное приглашение на английском языке создаст более приятное впечатление, чем на японском, но с большим количеством ошибок.
Приглашение для иностранцев на мероприятие следует отправлять намного раньше, чем для прочих участников. Планируя проведение событий с присутствием иностранных граждан, учитывайте, сколько времени им потребуется для оформления нужной документации (визы, отпуска), перелет и т.д.
Письмо приглашение на встречу
Письмо приглашение на встречу следует адресовать непосредственно заинтересованным лицам. В данном письме следует подробно описать тему встречи, вопросы, которые будут на ней рассмотрены. Также следует уведомить о месте проведения встречи и о времени. При этом подобное приглашение можно отправить только руководителю конкретной организации.
При необходимости он сам может решить о необходимости присутствия других компетентных сотрудников. Однако подобный пункт требует уведомления в ответном письме, чтобы заранее можно было спланировать посадочные места для всех присутствующих. Прочитайте шаблон официального письма приглашения, чтобы ознакомиться с его оформлением.
Письмо приглашение на мероприятие (образец)
Письмо приглашение на переговоры
Перед тем, как задуматься об отправке приглашения, следует учитывать, что бывают двух видов: оперативные и плановые. При подготовке оперативного совещания (которое проводится по определенному графику), секретарь должен заняться приглашением участников, оповещением руководителя о неявившихся и выяснением причин отсутствия. Во время проведения оперативного совещания секретарь должен находиться в приемной и осуществлять прием звонков и посетителей.
При проведении планового совещания (заседания) с большим числом участников подготовка начинается за 1,5–2 недели до его проведения и включает в себя следующие этапы:
- назначение даты, времени и места проведения совещания;
- составление повестки дня, списка участников и докладчиков;
- выполнение работ, которые могут потребоваться перед началом совещания;
- составление текста приглашения.
Особый вид переговоров представляет собой так называемый «мозговой штурм». Такое мероприятие проводится в случае, когда необходимо решить сложную проблему, найти выход из запутанной ситуации, принять ответственное решение.
Письмо приглашение на переговоры (образец)
Ну кто же не любит праздники и веселые мероприятия? И дети, и взрослые не прочь повеселиться от души, вкусно поесть и получить массу впечатлений. Со стороны кажется, что организовать торжество очень просто, но это заблуждение. Чтобы все прошло по высшему разряду, нужно приложить много усилий! Первая ступень на этом нелегком пути - приглашение на мероприятие! Этот небольшой кусок бумаги должен передать всю важность, значимость и роскошь праздника! Необходимо проявить оригинальность и заинтриговать приглашенных гостей.
Внешний вид
Приглашение на мероприятие должно обладать и внешним эстетичным видом и доступным и подробным содержимым. Но встретят его все же по «одежке». Поэтому стоит уделить должное внимание цветовой гамме, качеству бумаги, общей концепции. Ведь этот билет - лицо праздника. Гости по нему оценят бюджет и значимость торжества.
Если планируется официальное мероприятие, должен соответствовать определенным стандартам. Его печатают на дорогой белоснежной бумаге, текст сухой и деловой. Никаких отступлений от правил и креатива. А вот если это приглашение на юбилей, свадьбу или домашний сабантуй - фантазии есть где разгуляться. Никаких ограничений здесь нет, полная свобода творчества. Можно использовать все оттенки радуги в оформлении, картон, гофрированную бумагу и даже газеты! Постарайтесь выразить всю суть праздника на одном листе, зарядить гостей позитивом и желанием обязательно посетить ваше торжество!
Круглая дата
Приглашение на юбилей может быть символичным - круглым, а не стандартным квадратным. Круглая дата - это замечательный праздник, отметить его нужно весело и необычно. Закажите круглые пригласительные билеты в больших ярких конвертах.
Если юбилей празднует молодая особа, билет может быть выполнен в виде воздушного шара с прикрепленной к нему атласной лентой. Приглашение на мероприятие по случаю юбилея, обычно выполняется с привлечением красного цвета. Он показывает всю важность и привлекает внимание. Проявив фантазию, можно скрутить готовое приглашение на мероприятие в трубочку, положить его в воздушный шар и надуть. Лист бумаги останется внутри, а чтобы достать его, необходимо будет, чтобы шар лопнул! Такое действо надолго запомнится гостям.
Дружный коллектив
Праздники на работе, проведенные в кругу сотрудников, - это грандиозное событие. Подготовиться к нему нужно тщательно и заранее. Первый шаг - рассылка пригласительных билетов. Выполните их в тематике, соответствующей празднику. На можно заказать лаконичные приглашения и прикрепить к ним ветку живой ели, украшенную маленькими сувенирами. Подберите яркое изображение Деда Мороза и Снегурочки, напишите координаты места и времени провождения корпоратива в виде комикса. Ведь если на праздник приглашает самый главный дед страны, отказаться не сможет никто! Поместите на обложке фото всего коллектива с прошедшего праздника, а вот текст приглашения обычно остается стандартным.
Приложите немного усилий и фантазии, тогда ваше приглашение на корпоратив будет настоящим шедевром! Сотрудники придут в полный восторг от таких билетов и сохранят их на память. Раздать их можно тоже в необычной форме. Например, обрядиться в костюм снеговика - почтальона и вручить каждому гостю белоснежный конверт прямо на рабочем месте! Такие моменты оставляют в памяти позитив и доброту.
Ничего лишнего
Текст приглашения должен быть четким и точным. Обязательно укажите место, время, форму одежды, число и год проведения мероприятия. Начать можно со слов: «Уважаемый, Иван Петрович! Приглашаем Вас посетить наше торжество по случаю юбилея одиннадцатого июля в восемнадцать часов. Праздник состоится в кафе «Престиж» по адресу: улица Малиновского, дом пять». Если присутствует дресс-код или планируется маскарад, обязательно оповестите об этом гостей!
Можно подойти к этому вопросу нестандартно, особенно если все приглашенные очень близкие и хорошо знакомые люди. Напишите текст приглашения в стихах. Еще лучше, если они будут собственного сочинения.
Дорогой ты мой дружок,
Хочешь скушать пирожок?
Красную икру и мясо,
Выпить за здоровье кваса?
В полшестого будь готов,
И садись скорей за стол,
Этот стол в кафе « Уют»,
Пир и радость нас там ждут!
Такой шуточный текст понравится приглашенным, они обязательно улыбнутся, прочитав содержимое билета. Но внизу лучше указать точный адрес и время, чтобы гости не попали в неловкую ситуацию.
Свадьба
К торжеству бракосочетания молодожены готовятся несколько месяцев. Но начинается этот путь с выбора пригласительных. Именно они зададут тон мероприятию, укажут на его бюджет и стиль. Сейчас в моде билеты, сделанные своими руками. Жених и невеста собственноручно изготавливают пригласительные, они получаются неповторимыми и особо дорогими сердцу. Витрины магазинов пестрят всевозможными товарами для hand made. Нужно лишь выбрать концепцию, вооружиться всем необходимым и приступать к работе. Шаблоны приглашений разнообразные. Цвета и формы поражают воображения. Люди давно отошли от стандартных открыток с банальными цветами. Некоторые билеты выглядят так, будто их произвели на ювелирном заводе. Они сплошь оклеены стразами, бусинами, пайетками, блестят, переливаются и дарят хорошее настроение. Пригласительные билеты в фате - для гостей со стороны невесты, такие же, но во фраке - для родных жениха. Этот вариант является гвоздем сезона.
Тщательно продумайте и пересмотрите все варианты, прежде чем выбрать. Ведь удивить гостей - дорогого стоит.
Тематика
Давно и прочно в моду вошли Приглашения на них - это шедевры. Если вы задумали устроить билет можно искусственно состарить раствором чая и поместить в бутылку. В таком виде доставьте его гостям, они будут приятно удивлены. На можно смастерить пригласительные в форме шляпы, кактуса, бутылки виски.
Готовьтесь к праздникам заранее и с душой! Обязательно включайте в торжество развлекательную программу, ведь скучные застолья давно надоели! Рассмотрите фото пригласительных билетов, почерпните информацию, идею и создайте свой неповторимый билет!
