Протокол
На законодательном уровнеупоминается статьей 28.2 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ, которая раскрывает основную суть и единые правила составления указанного документа.Протокол об административном правонарушениитребует выяснения и внесения в него следующих сведений.
- День, месяц, год и населенный пункт составления.
- Название должности, фамилия, инициалы уполномоченного служащего, составившего документ.
- Данные о человеке или организации, которые являются нарушителями закона (фамилия, инициалы, данные паспорта, адрес проживания и прописки человека; юридический адрес, данные на директора в отношении организации).
- Информация о потерпевших и свидетелях по делу, если таковые есть (фамилии, инициалы, паспортные данные, адреса проживания).
- Данные о совершенном правонарушении (дата, место совершения, суть произошедшего).
- Ссылка на статью закона, который был нарушен.
- Пояснения человека или представителя организации по делу.
- Иные сведения, призванные помочь всесторонне рассмотреть дело.
Написание протокола об административных правонарушениях предполагает дачу разъяснений физическому лицу или представителю организации о правах и обязанностях нарушителя, установленных административным законодательством. О полученных разъяснениях делается запись в составляемом документе.
Лица, в отношении которых составляется протокол (гражданин или доверенное лицо организации), должны быть с ним ознакомлены. При желании эти люди могут оставить запись о своем несогласии с протоколом или разъяснения по сути текста, которые приобщаются к протоколу. Заверяется указанный документ путем проставления подписей уполномоченным работником, составившим протокол, и нарушителем (гражданином или доверенным сотрудником организации), в отношении которого протокол составлен. Если нарушители отказываются протокол подписывать, об этом отдельно записывается в документе.
2-й экземпляр протокола об административном правонарушении выдается лицу, о котором составлен протокол. Фигурант расписывается в получении копии. Также экземпляр получает потерпевший по делу, если таковой имеется. Если лицо, в отношении которого составляется протокол, при этом событии не присутствует, ему высылается экземпляр протокола по почте. Законом отведено на это 3 дня.
Срок составления протокола об административном правонарушении
Срокисоставленияпротокола об административном правонарушенииможно разбить на 3 группы, в зависимости от ситуации.Протокол об административном правонарушенииможет быть составлен:
- незамедлительно;
- в течение 2 дней;
- после проведения административного расследования.
Сразу же, то есть в момент обнаружения нарушения закона, протокол пишется тогда, когда все нужные сведения для заполнения бланка протокола и прояснения обстоятельств случившегося установлены. Если нужно выяснить еще какую-то информацию, закон предусматривает возможность составить протокол в течение 2 дней с момента установленного нарушения. Если же в силу совершенного нарушения закона необходимо проведение расследования, то протокол составляется после расследования.
Административное расследование проводится, когда информацию можно получить только путем проведения экспертиз или других процессуальных действий, занимающих значительное время. Административное расследование в большинстве случаев не должно длиться дольше 1 месяца. Однако в некоторых ситуациях, возможность которых оговорена в п. 5 ст. 28.7 КоАП РФ, этот срок разрешается продлить. Если совершенное нарушение требует осуществления более длительного административного расследования, разрешенный срок оформления протокола об административном правонарушении может увеличиться до 6 месяцев.
Образец составления протокола об административном правонарушении
Единой формы протокола об административных правонарушениях, утвержденной законодательно, нет. Каждый госорган своими внутренними документами утверждает форму протокола, используемую в работе. Однако по содержанию и внешнему виду эти бланки мало чем отличаются.
Вверху по центру страницы стоит название документа — «Протокол об административном правонарушении» и знак «№», предполагающий проставление при заполнении протокола порядкового номера. Ниже слева необходимо написать число, месяц, год заполнения протокола, а справа — место составления, то есть наименование того населенного пункта, где выявлено нарушение закона и оформляется протокол.
Далее записываются сведения о сотруднике, составляющем протокол (должность, фамилия и инициалы), а также информация о фигуранте. Причем если записываются сведения о гражданине, то указывают не только фамилию, инициалы и паспортные данные, но и адрес — как регистрации, так и фактического проживания, телефон, данные о работе. В отношении организации указываются название, юридический и почтовый адреса, основной государственный регистрационный номер (ОГРН), а также должность, фамилия, инициалы, реквизиты документа о назначении представителя юридического лица. Как правило, в этой роли выступает директор, а документом является приказ о назначении.
Основное место протокола об административном правонарушении отведено под описание события совершенного правонарушения. Ниже идут пустые графы, позволяющие записать сведения о свидетелях и потерпевших. Заканчивается протокол подписью нарушителя и подписью с расшифровкой сотрудника, оформившего протокол. Лицо, в отношении которого протокол составлен, своими подписями также подтверждает, что его права и обязанности были озвучены, что с протоколом он ознакомился и что копия документа им получена. Информация о получении экземпляра протокола удостоверяется не только подписью, но и проставлением даты вручения.
Ошибки в протоколе об административном правонарушении
Ошибки, допущенные впротоколе об административном правонарушениипри оформлении, по своей значимости можно разделить на существенные и несущественные. В соответствии с Постановлением Пленума Верховного суда РФ от 24.03.2005 № 5 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях», существенным недочетом документа является отсутствие в протоколе информации, упомянутой в ст. 28.2 ч. 2 КоАП (п. 4 Постановления). Это значит, что впротоколе об административном правонарушениидолжны быть заполнены все графы и записана вся информация, о которой упоминалось выше.
Если протокол оформлялся при нарушителе, то должны присутствовать подписи, подтверждающие озвучивание прав и обязанностей, ознакомление с протоколом после оформления. Если же документ был составлен без нарушителя и нет достаточных фактов о сообщении ему о дате и месте оформления протокола, то это будет значительным нарушением процессуальных прав и может привести к отмене протокола и прекращению производства по делу. Вообще, любая ошибка в протоколе, являющаяся, по мнению Пленума Верховного суда РФ, существенной, может повлечь за собой отмену протокола и прекращение производства по делу.
ВАЖНО! Любые исправления в протоколе, особенно в сведениях, перечисленных в ст. 28.2 ч. 2 КоАП, должны быть заверены подписью должностного лица, составляющего протокол, и подписью нарушителя, удостоверяющей, что он с этими исправлениями ознакомлен и согласен.
К несущественным ошибкам в протоколе пленум относит все те недостатки информации, которые могут быть компенсированы в процессе рассмотрения дела по существу. К несущественным недостаткам, и об этом специально упомянуто в постановлении, относится также заполнение протокола в отсутствии нарушителя, если ему должным образом было сообщено о дате и месте составления протокола, но он без повода или по неуважительной причине не появился в назначенном месте в указанное время. Не являются существенными и не несут последствий орфографические ошибки в тексте протокола, если, конечно, это не ошибки в фамилиях.
Назначение наказания без составления протокола об административном правонарушении
В некоторых ситуациях оформление протокола об административном правонарушении может и не случиться. Если зафиксировано нарушение, которое не несет большой общественной опасности и за которое предусмотрено наказание в виде предупреждения или штрафа, то протокол не нужен.
В соответствии со ст. 28.6 КоАП составление протокола не требуется, если сразу на месте назначается штраф или предупреждение. Эта ситуация требует вынесения постановления по делу об административном правонарушении, экземпляр которого получает и нарушитель — лично либо по почте, если он отказывается от личного получения.
Но если нарушитель не согласен с вынесенным постановлением (с самим совершением нарушения закона или с примененным к нему взысканием), протокол об административном правонарушении все-таки оформляется и прилагается к постановлению.
Во время осуществления своей деятельности юридические лица часто принимают решения по вопросам, выносимым на общее собрание, в котором могут участвовать учредители, акционеры, руководители подразделений, а также представители сторон, являющихся деловыми партнерами. В подобной ситуации решаемые задачи на собрании оформляются при помощи такой формы, как протокол общего собрания. Это довольно специфический документ, который в краткой форме отображает ход всего мероприятия, а также может содержать краткое содержание изложенной информации.
Вопросы, решаемые на основании протокола общего собрания
Протокол общего собрания необходим для решения разнообразных задач, являющихся неотъемлемой частью деятельности организации или предприятия. С помощью этого документа могут оформляться изменения в составе учредителей или акционеров, эмиссия акций, реорганизация или ликвидация предприятия.
В вопросах, для которых необходимо принятие коллективного решения, обязательно используется протокол общего собрания. Образец составления является единым для всех подобных мероприятий в границах одной организации. Таким образом, являясь отображением хозяйственной деятельности предприятия, этот документ имеет важное юридическое значение.
Протокол общего собрания, образец его составления и нормы, применяемые к его содержанию, установлены различными законодательными актами РФ. Поэтому необходимо строго придерживаться установленных требований к его оформлению, так как контролирующие органы при проверках имеют право признать недействительными решения юридического лица на основании имеющихся нарушений и невыполнения основных требований к протоколу.
Законодательные требования к оформлению
Протокол общего собрания членов, принимающих участие в хозяйственной деятельности организации, должен быть оформлен не позднее 15 дней с даты его проведения. Документ составляется в двух экземплярах и обязан содержать определенный набор данных:
- Дата и место проведения собрания.
- Число голосов, которыми владеют участники.
- Общее число голосов с учетом отсутствующих участников.
- Фамилия и имя председателя собрания.
- Состав президиума.
- Повестка дня.
Как правило, в протоколе указываются в виде тезисов основные вопросы, вынесенные на обсуждение и голосование, и результаты, которые были утверждены.
Цель составления протокола
Протокол общего собрания – это документ, излагающий ход вынесения каких-либо решений, которые определяют направление деятельности юридического лица, коллегиально. Все формы и виды протоколов направлены на документирование принятых решений коллегиальных органов. Также протокол составляется при проведении деловых встреч, заседаний комиссий, ведении переговоров, совещательных собраний. Цель протокола – это документальное оформление коллегиальных решений и достигнутых договоренностей.
Любое предприятие или организация должны использовать способы коллегиального принятия решений и уметь грамотно составлять протоколы своих собраний. Важность протоколирования коллегиально принятых решений является хорошим подспорьем правильного ведения своей деятельности юридическим лицом.
Если же в компании учредитель или директор принимает единоличное решение по поводу ведения хозяйственной деятельности, обязательно группируется совещательное собрание для вынесения важных решений о деятельности компании. Таким образом, рассмотрение таких решений и возникших вопросов заносится в протокол общего собрания.
Важная процедура
Процесс составления протокола заключается в нескольких этапах:
- Определение и подготовка повестки дня.
- Составление и подготовка необходимой документации.
- Оповещение всех участников о месте прохождения общего собрания.
- Рассылка необходимых информационных данных для участников по подготовке к повестке собрания, освещающих отдельные его вопросы.
Перед началом проведения переговорных процессов необходимо занести в протокол регистрационные данные участников собрания. С этой целью составляется список всех участвующих, количество которых обязано соответствовать числу необходимых голосов для принятия юридически законного решения.
Для дальнейшего документирования информации о вынесенных решениях и ходе общего собрания применяются современные технические средства звуко- или видеозаписи, которые используются для стенографирования и обработки всех выступлений и принятых решений. Также одновременно с записью необходимо составлять черновые наброски протокола в письменном виде на протяжении всего собрания. Обязательно указывается список документов, принимавших участие при вынесении вопросов на голосование или обсуждение. Это доклады, проекты, справки, использовавшиеся в общем заседании.
Правила оформления
Протокол общего собрания собственников или участников должен грамотно составляться и полностью соответствовать нормативным требованиям законодательства РФ.
По своему содержанию документ может быть как развернутым, так и кратким изложением проведенного собрания. В полной форме отображаются все выступления, которые имели место на общем собрании совещательного органа. В краткой же форме содержатся лишь данные о выступавших, тема произнесенной речи. Краткую форму называют протоколом-схемой. Форма составления протокола определяется председателем собрания или в ходе вынесения коллегиального решения. Образец протокола общего собрания участников представлен ниже.
Данный документ оформляется с соблюдением всех норм и требований делопроизводства к внесению реквизитов в соответствии с ГОСТом.
Содержание протокола. Данные организации
Протокол общего собрания, образец которого находится в разработке, должен обязательно содержать данные о полном наименовании организации, а также принятые аббревиатуры, касающиеся организационно-правовой формы (ООО, АО и прочее). При этом наименование должно соответствовать тому, которое указано в уставе предприятия и внесено в Единый государственный реестр, а также иметь полную расшифровку без использования аббревиатур.
Если это протокол общего собрания ООО, образец составляется по тем же правилам и нормам, что и для организаций, имеющих иную организационно-правовую форму собственности. Он фиксирует местонахождение юридического лица, отраженное в виде записи юридического адреса организации, и должен соответствовать внесенному в учредительные документы, а также регистрации в Едином госреестре.
Данные о собрании
В следующем разделе после указания юридических данных, отображающих фактическое наименование места расположения предприятия, необходимо указать сведения, относящиеся к времени и форме проведения собрания. В первую очередь указывается вид общего собрания, который может быть годовым, внеочередным, плановым и т.д. Протокол общего собрания участников ООО по действующему законодательству определяется с периодичностью не реже чем один раз в год.
Формы собраний
Форма проведения собрания может определяться как:
- Личное присутствие уполномоченных представителей или участников-акционеров.
- Заочная форма путем сбора документации, отправленной ранее для выяснения мнений по вопросам голосования.
Также отмечаются дата и место собрания совещательной коллегии, указывается фактический адрес, по которому собирались участники.
Основная часть протокола
Указываются тема, вопросы, по которым проводилось совещание. В случае годовых собраний законодательство определяет ряд вопросов, обязательных к рассмотрению. В остальной части собрания участники вольны в выборе необходимых для решения тем.
Обязательно указывается время начала и завершения регистрации лиц, обладающих правом на присутствие и участие в обсуждении. В этом случае организатор или секретарь проводит процедуру регистрации всех прибывших путем установления личности присутствующих и занесения этих данных в раздел протокола "Присутствовали". Обязательно указывается Ф.И.О. участника, а также занимаемая должность и количество принадлежащих ему голосов. В случае с акционерными обществами также могут заноситься данные об удостоверении личности или выданных доверенностях.
Также в этой части указывается время открытия и закрытия коллегиального собрания, итоги голосования, которые фиксируются по времени подсчета голосов.
При рассмотрении каждого вопроса повестки дня указываются:
- Количество голосов, имеющих право на принятие участия в собрании.
- Количество голосов, принявших участие.
- Число голосов, отданных за разные варианты голосования.
- Формулировка принятых решений.
Далее следует раздел, где фиксируются все основные положения прослушанных выступлений, а также имена лиц, выступавших по каждому вопросу. Информация излагается в виде тезисов, составляющих краткое содержание выступлений.
Заключительная часть
После составления протокол общего собрания учредителей, акционеров или других участников скрепляется подписями председателя, а также секретаря собрания. Также ставится дата его составления, которая может не совпадать с датой проведения собрания.
Особые протоколы и собрания
Еще одним интересным экземпляром подобной документации является протокол общего собрания собственников дома или садоводческого товарищества. Такие собрания и их протоколирование отличаются тем, что участники имеют равные права, и в случае неявки большого количества лиц все равно решения могут приниматься на основании учета мнения тех, кто прибыл и участвовал в решении вынесенных на обсуждение вопросов. На основании такого протокола остальные члены жилищного фонда или садоводческого товарищества обязаны подчиниться вынесенным решениям вне зависимости от того, принимали ли они участие в этом собрании или нет.
При составлении такого документа в нем обычно указывается состав комиссии по пересчету голосов. В качестве председателя и секретаря собрания могут выступать как уполномоченные лица, так и выбранные путем голосования из присутствующих участников. Способ управления многоквартирными домами или садоводческим товариществом выбирается общим собранием собственников жилых помещений или земельных участков. Вынесенные решения по обозначенным вопросам являются обязательными для всех собственников.
Оформление протокола общего собрания требует к себе особого внимания и наличия определенных навыков документальной работы. Пренебрежение правилами, установленными к оформлению этого документа, нельзя допускать, так как он является единственным документальным отображением правомерности вынесенных решений коллегиального собрания, которые носят важное назначение, а также обладает большой юридической силой и предоставляется во время аудиторских проверок контролирующим органам.
Протокол совещания - информационно-распорядительный документ, в котором фиксируется весь процесс обсуждения поставленных вопросов, а также решения, принятые в ходе этого собрания. Ведение данного документа - важная и обязательная часть любого совещания, от которой в немалой степени зависит, насколько эффективно будут исполнены решения по тому или иному вопросу.
Оформление протоколов совещаний установлено Гражданским кодексом РФ. Статья 181. 2 определяет основные обязательные требования и порядок, в котором ведутся записи совещания. Как оформить протокол правильно? Какую информацию обязательно должен содержать протокол совещания?
Кто ведет протокол?
Обязанность по протоколированию хода собрания и дальнейшему правильному оформлению документа возлагается на секретаря совещания. Им может быть лицо, занимающее должность секретаря в организации, или любой другой сотрудник, уполномоченный исполнять эту обязанность. Лучше всего, если назначенное секретарем лицо будет разбираться в вопросах, поднятых на совещании. Однако если секретарь занят деятельностью в другой сфере, он имеет право задавать в ходе совещания уточняющие вопросы, позволяющие предельно точно запротоколировать весь процесс собрания.
Кроме простой фиксации хода совещания, на секретаря возлагаются обязанности по подготовке к собранию. Это может быть составление списка присутствующих, схемы совещательного процесса, работа с протоколами предыдущих собраний. Это необходимо для того, чтобы внести в повестку дня перечень вопросов, к обсуждению которых необходимо вернуться.
Бланк, обязательные разделы
Для составления протокола инструкциями по делопроизводству рекомендуется использовать специальный бланк. Воспользоваться ли данной рекомендацией, зависит от решения собственника (руководителя) организации. Чаще всего типографские бланки применяют для протоколирования в органах государственной, муниципальной, городской власти. В большинстве частных организаций используется обычный шаблон, напечатанный на компьютере и оформленный на листе А4.
Независимо от вида бланка, документ должен содержать обязательные разделы (пример протокола совещания см. ниже в статье):
- Наименование структуры (организации), в которой действует коллегия.
- Заголовок.
- Дата и номер регистрации протокола.
- Место (населенный пункт), где проводится совещание.
- Вопросы (повестка дня).
- Основная часть.
- Подписи председательствующего, секретаря и участников совещания.
Протокол совещания оформляется на основании записей, в том числе аудио или видео, сделанных секретарем в процессе обсуждений. На оформление документа отводится срок до пяти рабочих дней, кроме отдельных случаев, когда распоряжением руководителя или законодательством об отдельных типах собраний установлены иные сроки.
Заголовок протокола
Заголовок документа включает наименование, слово «Протокол», а также название собрания (в данном случае это совещание) и (или) коллегиального органа, проводящего совещание. Например: «Протокол производственного совещания».
Номер, дата, место проведения
Каждый протокол совещания должен иметь индекс, то есть порядковый регистрационный номер. Он определяется порядковым номером собрания, проводимого от начала календарного года (в учебных организациях возможно ведение учета нумерации с начала учебного года). Если регистрируется протокол совещания временно действующей коллегии, нумерация ведется на срок действия полномочий.
Датой документа будет являться день проведения совещания. В случае если вопросы обсуждались больше одного рабочего дня, все даты от начала и до окончания обсуждения должны быть внесены в протокол совещания. Образец: «22.06.2016 - 24.06.2016 г.» или «22-24.06.2016 г.»
Место составления протокола - географическое название населенного пункта, в котором действует данный коллегиальный орган. Этот раздел может не быть указан в документе, но только в том случае, если наименование организации уже включает в себя название населенного пункта. Например: «Самарская городская типография», «Ивановский машиностроительный завод» и прочее.
Обратите внимание, как должен начинаться любой протокол совещания (образец выше).
Вводная часть
Составлять вводную часть протокола нужно начинать с указания фамилии и инициалов председателя совещания и секретаря. Первым является сотрудник организации, уполномоченный проводить совещание. Должность председателя в организации (по штатному расписанию) в протоколе не указывается. Этот человек не обязательно должен являться руководителем предприятия. Исключение составляет протокол совещания при директоре, где начальник проводит совещание лично.
В разделе «Присутствующие» следует указать всех прочих участников проводимого совещания. Сделать это можно, руководствуясь следующими рекомендациями:
- В разделе в алфавитном порядке указываются фамилии и инициалы сотрудников, принимающих участие в рассмотрении поставленных на повестку вопросов и принятии решения по ним. Должности не указываются.
- Если на собрании присутствует более пятнадцати участников, их инициалы и фамилии выносятся в виде приложения к протоколу отдельным списком.
- Если на совещании присутствуют иные сотрудники данной организации или лица, приглашенные из других организаций, в протокол вносится раздел «Приглашенные». Здесь в алфавитном порядке указываются фамилии и инициалы, а для участников от других организаций дополнительно прописывается их должность и наименование места работы.
- Свое участие в совещании каждый из присутствующих подтверждает личной подписью.
Через пустую строку после раздела «Присутствующие» в протокол совещания вносится «Повестка дня». Под этим разделом подразумевается перечень вопросов, вынесенных на совещание. Каждый пункт протокольного раздела «Повестка дня» нумеруется арабскими цифрами. Для формулировки вопроса используются предлоги «Об…» или «О…» (пример протокола совещания в части повестки дня см. ниже в статье). С каждым пунктом следует указать лицо, уполномоченное выступить по данному вопросу: «Докладчик: фамилия, инициалы».
В чем отличие полного протокола от краткого?
При оформлении основной части документа важно учитывать, ведется ли в ходе совещания краткий или полный протокол совещательного процесса. Для краткой формы (чаще всего так оформляется протокол оперативного совещания) в основной части следует указать следующую информацию:
- Вопрос, вынесенный на совещание.
- Докладчик по данному вопросу.
- Принятое и утвержденное собранием решение.
Оформление полного протокола подразумевает фиксацию не только вышеуказанной информации, но и деталей выступлений докладчиков, сведений и прений, возникших в процессе совещания, высказанных мнений собравшихся, имеющихся замечаний и возражений, а также прочих подробностей.
Основная часть
Основная часть протокола состоит из разделов по количеству вопросов, заявленных в повестке дня. В полной форме документа каждый раздел включает в себя три части, отображающие процесс рассмотрения вопроса и принятия решения по нему.
Названия частей указываются прописными буквами с новой строки:
- «СЛУШАЛИ». В данной части под названием следует указать фамилию докладчика по рассматриваемому вопросу (в именительном падеже), через тире приводится изложение доклада (от третьего лица единственного числа). Если привести выступление в протоколе по каким-либо причинам невозможно, текст доклада излагается на отдельном листе в качестве приложения к протоколу, а в разделе «СЛУШАЛИ» делается пометка «Текст доклада (выступления, речи) прилагается».
- «ВЫСТУПИЛИ». В этой части заносятся изложения выступлений других участников совещания по рассматриваемому пункту или вопросы, заданные в процессе обсуждений. При этом следует указать фамилию выступившего (в именительном падеже), а через тире излагается текст вопроса (выступления).
- «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». Фиксируется решение, принятое на совещании по данному вопросу. Текст решения необходимо полностью напечатать, независимо от того, ведется полная или краткая форма протокола. При проведении голосования указывается количество голосов, полученных «за», «против» и «воздержались».
Для краткой формы протокола кратко излагается обсуждение каждого вопроса в частях «СЛУШАЛИ» и «РЕШИЛИ». После подписания документа секретарем и председателем он приобретает официальный статус и регистрируется.
Решения, принятые в ходе совещания, доводятся до назначенных исполнителей:
- Посредством вручения копии протокола либо выписки, заверенной секретарем.
- Изданием распорядительных документов (приказов, постановлений, распоряжений) по организации на основании запротоколированных решений.
Как хранить протоколы?
Для архивного хранения протоколы формируются в дела с разделением на виды совещаний. Местом хранения таких документов определяется либо секретариат организации (структурного подразделения организации), либо отдел делопроизводства. Сроки хранения определяются в соответствии с утвержденной на предприятии номенклатурой дел.
Составление и оформление протоколов
Протокол занимает особое место в системе организационно-распорядительных документов. С одной стороны, его можно отнести к информационным документам (так как он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), а с другой – протоколы содержат постановляющую часть и, таким образом, могут рассматриваться как распорядительные документы.
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.
Более обобщенное определение дают толковые словари русского языка, определяющие его как «документ с записью всего происходящего на заседании, собрании».
Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких, как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов.
Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания советов директоров.
Протоколы представляются в органы государственной власти для регистрации (например, при регистрации коммерческих банков, торгово-промышленных палат и др.). Протоколы составляют и для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, семинаров и т.д.).
Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или проводится магнитная звукозапись, протокол может составляться после их расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо
Можно выделить следующие этапы подготовки протокола:
1)своевременный сбор необходимых материалов к заседанию (повестки дня, списка участников заседания, приглашенных, членов коллегиального органа, текстов докладов, сообщений и выступлений, проектов решений обсуждаемых вопросов);
2)составление протокола в соответствии с установленными требованиями, обеспечивающими его юридическую силу;
3)редактирование текста, согласование его с председателем и выступающими участниками заседания;
4)подписание протокола председателем и секретарем заседания;
Все виды и разновидности протоколов, независимо от принадлежности к системе или подсистеме документации, классифицируются по двум основаниям – способу документирования и степени полноты записи хода заседания, которые действуют одновременно. Так, по степени полноты записи протоколы подразделяются на краткие и полные. Дополнительно выделяют стенографический протокол. Форма протокола выбирается в зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа.
Краткий протокол – фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание стенографируется, доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю или когда заседание носит оперативный характер.
Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Разновидностью краткого протокола является протокол, составленный по сокращенной форме, которая предусматривает краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме «вопрос – принятое решение».
Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания.
Полные протоколы могут быть подробными текстовыми (текстовый способ документирования), стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений, которые должны быть расшифрованы при оформлении протокола), фонографическими (звукозапись), видеопротоколами (применяется видеозвукозапись, особенно при проведении видеоконференций). Они содержат запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу заседания, шум, аплодисменты и т.п. в зависимости от способа документирования.
Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.
Полный и стенографический протоколы составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания.
Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности, а протоколы оперативных совещаний, которые проходят под председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или помощники руководителей.
Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, информационные справки, проекты решений и др.
Составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком. Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если на заседании велась стенограмма или производилась запись на диктофон), отредактирован и оформлен не позднее 3 или 5 дней с даты заседания. Эти сроки или другие стандарты сроков подготовки протокола к подписанию – «в день заседания», «не позднее следующего рабочего дня» и т.п. – обычно регламентируются положениями о соответствующих коллегиальных органах и должностной инструкцией/должностным регламентом секретаря конкретного коллегиального органа.
Протокол является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа протокола необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если общий бланк отсутствует, протокол оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.
Если бланк для оформления первого листа протокола не используется, реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа бумаги) центрированно.
В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:
· полное наименование организации или предприятия;
· название вида документа (ПРОТОКОЛ);
· регистрационный номер;
· место составления или издания документа;
· заголовок;
· подписи.
Дополнительными реквизитами протокола являются:
· наименование структурного подразделения;
· гриф утверждения;
· отметка о наличии приложений;
· место (помещение, офис) и время проведения заседания;
· фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании;
· дата подписания протокола;
· визы согласования (при необходимости);
· гриф утверждения (если протокол требует утверждения);
· отметка об исполнении и направлении в дело.
Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если оно продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.
Например: 21–24.01.2013.
Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.
Заголовок к тексту протокола, как правило, отражает вид заседания или коллегиальной деятельности и согласуется с наименованием вида документа. Например: Протокол - заседания коллегии; - собрания трудового коллектива; - совещания начальников структурных подразделений.
Текст протокола включает вводную и основную части.
В вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания (в краткой форме протокола эти сведения опускают). С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляют фамилии, инициалы постоянных членов коллегиального органа (в алфавитном порядке), затем – фамилии, инициалы и должности приглашенных на заседание. Фамилии и инициалы приглашенных должностных лиц, которые не являются членами коллегиального органа, но присутствовали на заседании, перечисляются после слова «Приглашенные».
При оформлении протокола расширенного заседания или заседания с числом присутствующих более 15 человек фамилии участников не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество. Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые передаются секретарю собрания и становятся одним из приложений к протоколу. Пофамильные списки присутствующих прилагаются к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе (например: Присутствовали: 43 человека (список прилагается ).
На собраниях, конференциях и съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание.
Например, в протоколах профсоюзных собраний указывается: «На учете в профсоюзной организации состоит 135 человек, присутствует 117».
В вводную часть протокола включается повестка дня. В нее включаются обсуждаемые на заседании вопросы с фамилиями выступающих (докладчиков) и закрепляется последовательность их обсуждения.
Перечень вопросов, вынесенных для обсуждения и принятия решения коллегиальным органом, оформляется после слов «Повестка дня» , которые располагаются от границы левого поля двумя строками ниже состава присутствующих и заканчивается двоеточием.
Каждый вопрос повестки дня формулируется с предлогом «O», отвечает на вопрос «О чем?» и содержит указание должности, фамилии и инициалов докладчика. Причем слово «докладчик» в протоколе не используется, правильной является речевая формула: «Доклад – (чей?) должность, фамилия, инициалы».
Вопросы нумеруются арабскими цифрами, располагаются в повестке дня по степени их значимости (или в соответствии с предполагаемым временем обсуждения) и оформляются с красной строки.
Пункты повестки дня должны быть сформулированы четко и конкретно, поскольку именно они и представляют собой собственно заголовки к последующему тексту протокола , который будет излагаться по пунктам в последовательности рассмотрения вопросов на заседании.
Повестка дня заседания, как правило, составляется заранее и должна включать оптимальное количество вопросов, которые можно рассмотреть и обсудить на заседании. Формулировка «Разное» в повестке дня оформленного протокола считается неуместной, т.к. документ составляется после состоявшегося заседания, когда уже возможно точно сформулировать все рассмотренные вопросы.
Даже в тех случаях, когда повестка дня заседания оформляется как самостоятельный информационный документ и заранее рассылается участникам заседания и членам коллегиального органа, в текст протокола должны быть внесены формулировки всех обсужденных вопросов. Отметка в тексте протокола: «Повестка дня прилагается» недопустима, даже когда повестка дня формируется в дело вместе с протоколом как отдельный информационный документ.
Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня.
Основную часть текста протокола, т.е. весь ход заседания и принятые решения, секретарь заседания составляет из устной формы (часто спонтанной, эмоциональной и не всегда подготовленной) в письменную форму, т.е. упорядоченную, построенную по речевым моделям, преимущественно с прямым порядком слов и использованием специальной лексики и терминов делового стиля.
Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются. Каждый раздел, отражая ход заседания, состоит из трех частей: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Слово «СЛУШАЛИ» нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня, оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Далее с красной строки оформляются в родительном падеже фамилия и инициалы докладчика (СЛУШАЛИ – кого?), ставится тире, и после него кратко или подробно записывается содержание доклада. Изложение обычно ведется от третьего лица единственного числа в прошедшем времени.
Если текст основного доклада готовился заранее и после рассмотрения вопроса был передан в секретариат/секретарю заседания, то при изложении текста удобно использовать и другой прием: кратко сформулировать тему доклада в соответствии с повесткой дня и после точки сделать отметку: «Текст доклада прилагается».
При этом заранее подготовленный доклад должен быть оформлен, подписан и датирован автором, чтобы его можно было действительно оформить в качестве самостоятельного документа-приложения к протоколу.
Слово «ВЫСТУПИЛИ» оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Фамилия и инициалы каждого из выступающих оформляются с красной строки и указываются в именительном падеже (ВЫСТУПИЛИ – кто?). После тире в форме косвенной речи записывается краткое или подробное содержание выступления.
Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы на них записываются в порядке их поступления и оформляются также с красной строки. Фамилию лица, задавшего вопрос, допускается не указывать.
Решения , принятые коллегиально по каждому из обсуждаемых вопросов, записываются после слова «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». Эти слова являются терминами делового стиля, отражающими принятие решения на основе принципа коллегиальности (подразумевается местоимение «мы»). В деловой практике за каждым термином закрепилась своя сфера употребления при составлении протоколов. Так, в протоколах общих собраний акционеров, учредителей, заседаний советов директоров, собраний трудовых коллективов, собраний сотрудников (в рамках самоуправления, установленного и разрешенного кодексом корпоративного поведения), инициативных групп правильным считается употребление термина «РЕШИЛИ» (оформляется деятельность высших коллегиальных органов, «власть»). В протоколах заседаний комитетов, правлений, рабочих групп, оперативных совещаний и других коллегиальных исполнительных органов (оформляется «оперативное управление») правильным считается термин «ПОСТАНОВИЛИ».
Это слово оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. С красной строки по пунктам кратко и точно формулируются распорядительные действия, которые должны быть пронумерованы в соответствии с номером вопроса в повестке дня. Номер принятого решения состоит из двух частей, разделенных точкой, при этом первая цифра соответствует номеру вопроса в повестке дня, а вторая – номеру решения по данному вопросу (ведь часто бывает, что по одному вопросу повестки дня принимается несколько решений, поручений).
Пункт, устанавливающий правовую норму (нормативный), формулируется по стандартной речевой модели: что сделать – в какой (с какого или на какой) срок?
1. Кому – что сделать – к какому сроку;
2. Что сделать – к какому сроку – кому (наименование должности, фамилия и инициалы конкретного исполнителя).
Если решение было принято путем голосования, то его результаты оформляются по форме: «За – 10, против – 0, воздержались – 2» или «Единогласно». Соблюдение этой формы обязательно, когда оформляются решения о назначении, избрании или утверждении кандидатур или о персональном составе комиссий, комитетов и т.п.
Подписи председателя и секретаря заседания оформляются на отредактированном и сверенном протоколе. Они располагаются тремя-четырьмя строками ниже текста от границы левого поля и разделяются одной строкой. В расшифровках подписей инициалы располагаются перед фамилией. Личные подписи председателя и секретаря оформляются на оригинале протокола.
Поскольку протокол является внутренним распорядительным документом предприятия, его удостоверения печатью обычно не требуется.
Копии (ксерокопии) оформленного и подписанного протокола или выписки из протокола, которые необходимы в процессе направления документа на исполнение, имеет право удостоверять своей подписью секретарь (секретарь заседания или секретарь коллегиального органа по должности), правильно оформляя отметку о заверении копии. Если копия или выписка из протокола используется внутри организации, то печать на нее (как и на сам протокол) не ставится. Если же выписка или копия протокола предназначена для использования вне стен родной организации, на нее стоит поставить оттиск печати.
Некоторые разновидности протоколов подлежат утверждению первым руководителем предприятия или организации. Например, утверждаются протоколы заседаний экспертной комиссии организации, экспертной комиссии по присвоению/снятию грифов ограничения доступа к информации и документам организации, протоколы заседаний проектных групп/проектных офисов в проектном управлении и т.п.
Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», сокращенного наименования должности руководителя (т.к. полное наименование организации или предприятия указано в заголовочной части документа или в общем бланке), личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.
Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов – постановлений и решений; в учреждениях, действующих на основе единоначалия – проводятся в жизнь приказами. В остальных случаях делается выписка из протоколов.
Протоколы формируются в дела вместе с документами, созданными в процессе подготовки заседания:
¾ повестка дня;
¾ приглашение;
¾ списки участников заседания и списки приглашенных;
¾ доклады или тезисы выступлений;
¾ справочные материалы по обсуждаемым вопросам;
¾ проекты решений и итоговых документов.
Протокол оформляет секретарь заседания. Подписывают председатель и секретарь.
Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись. Она состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.
Повестка дня:
1. О... (о чем слушается вопрос). Вид сообщения (доклад, отчет, сообщение, информация), наименование должности, инициалы, фамилия (в родительном падеже).
1. СЛУШАЛИ:
И. О. Фамилия (в именительном падеже) – краткое или развернутое изложение содержания выступления. Если текст доклада прилагается к протоколу, то указывают – (Текст доклада прилагается).
ВЫСТУПИЛИ:
И.О. Фамилия – излагается краткое содержание первого выступления по первому вопросу (после фамилии в скобках может быть указана должность выступающего). Если текст доклада прилагается к протоколу, то указывают – (Текст выступления прилагается).
И.О. Фамилия – излагается краткое содержание следующих выступлений от по данному вопросу.
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Излагается формулировка постановления по первому вопросу – указывается действие в неопределенной форме глагола, исполнитель (должностное лицо, структурное подразделение в Д.п.), срок исполнения.
1.2. Аналогично оформляются второй и последующие пункты постановления по первому вопросу.
2. СЛУШАЛИ:
Оформление второго вопроса повестки дня строится аналогично первому по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ.
В дело 00-00 (подпись), дата
Макет оформления протокола
ПОСТАНОВИЛИ:
Отметка о наличии приложения
Повестка дня:
Отчет о работе хлебокомбината за ноябрь 2004 года.
И. П. Козленко (генеральный директор) - доклад прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
А. В. Петровский (член Совета директоров). В своем выступлении остановился на недостатках, которые имеют место в работе некоторых сотрудников: неправильная маркировка, срыв выездной торговли.
И. С. Никоненко (член Совета директоров). Отметил, что в целом работа ведется неплохо: увеличилась производительность труда, повысилась рентабельность, улучшилась позиция предприятия на региональном рынке хлебобулочных изделий.
ПОСТАНОВИЛИ:
1. Премировать за ноябрь:
1.1. Рабочих-сдельщиков основного производства - в размере 40 % от сдельного заработка.
1.2. Рабочих-повременщиков - в размере 40 % от окладов, тарифных ставок.
2. Лишить премии за ноябрь:
2.1. О. П. Иванова, Л. Р. Сидорова, Н. Р. Левченко за допущенное несоответствие в маркировке пряников 25.11.2004.
2.2. Л. Д. Гончар за срыв выездной торговли в п. Зимовники 23.11.2003.
В дело 00-00 (подпись), дата
Идентификатор электронной копии документа
Пример оформления протокола
О сохранности документов в Акционерном обществе и организации передачи их на государственное хранение.
2. Рекомендовать Управлению документационного обеспечения Акционерного общества (Криволапов В.Г.) провести семинар со специалистами структурных подразделений Акционерного общества по систематизации документов в делопроизводстве и передаче их на государственное хранение.
Пример оформления выписки из протокола (Анодина Н.Н. Документооборот в организации / Н.Н. Анодина. – М. :Изд-во Омега-Л, 2006. –172 с.)
Раздел 2 «Структура документа. Системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации»
ТЕМА 6
«ОСНОВНЫЕ ВИДЫ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ПЕРЕДАВАЕМЫХ ПО РАЗЛИЧНЫМ КАНАЛАМ СВЯЗИ. ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА»
План:
1. Деловая переписка. Общие сведения.
Практически во всех организациях проводятся совещания, на которых рассматриваются вопросы оперативного характера. Очень часто такие совещания так и называют - оперативные. Проводят их руководители разного уровня: от руководителя организации до руководителей структурных подразделений. Оперативные совещания проводятся с установленной периодичностью (как правило, раз в неделю) и обычно протоколируются. Если в структурном подразделении или у руководителя, который проводит совещание, нет секретаря, ведение протокола оперативного совещания может поручаться одному из сотрудников подразделения.
Общие правила оформления протокола
Наш словарик
Протокол - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов .
Протокол составляется на основании звукозаписи или черновых рукописных записей, которые ведутся во время заседания секретарем или иным работником, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.).
Если на заседании велась звукозапись, после заседания она перепечатывается, затем письменный текст редактируется и в обработанном виде включается в протокол. Срок, отводимый для оформления протокола заседания, не должен превышать трех - пяти дней со дня заседания. Протоколы оперативных совещаний составляются и оформляются в день заседания или в течение одного-двух дней после заседания.
Протоколы бывают полными и краткими. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, вопросы, заданные докладчику, выступления лиц, принявших участие в дискуссии, и принятые решения.
Краткий протокол включает только фамилии тех, кто выступал, тему выступления, запись выступления в краткой форме и принятые решения.
Ход оперативных совещаний, как правило, фиксируется в кратких протоколах.
Протокол заседания оформляется на общем бланке, стандартном листе бумаги формата А4 или специально спроектированном бланке протокола.
Обязательными реквизитами протокола являются:
- наименование организации;
- наименование вида документа (ПРОТОКОЛ) с указанием вида заседания;
- дата заседания;
- регистрационный номер протокола;
- место проведения совещания;
- подписи.
Датой протокола является дата события.
Проблемы и решения
Составление протоколов оперативных совещаний часто вызывает трудности. Рассмотрим наиболее распространенные.
■ Проблема: секретарь или один из младших по должности сотрудников, который ведет протокол, может не понимать сути обсуждаемого вопроса, и следовательно, испытывает затруднения при записи хода обсуждения вопроса.
Что делать? В таких ситуациях секретарь должен обращаться к сотруднику, выступавшему на совещании, или к любому другому сотруднику, который может дать разъяснения.
■ Проблема: поскольку оперативные совещания часто ведутся без жесткого регламента, секретарь может не успевать записывать все, что происходит в ходе совещания.
Что делать? В этом случае может помочь ведение звукозаписи во время заседания и составление протокола на основе ее расшифровки.
■ Проблема: при обсуждении вопроса может высказываться как существенная, так и малосущественная или вообще несущественная информация, и для секретаря может быть трудным выделение главной (существенной) информации, которую и нужно зафиксировать в протоколе.
Что делать? В этом случае до составления протокола секретарь должен проанализировать всю информацию, отделить главное от второстепенного и включить в протокол только самые важные сведения.
Текст краткого протокола
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части краткого протокола указываются фамилии председателя и секретаря, должности и фамилии участников (присутствующих) и приглашенных лиц, повестка дня. Если участников заседания более 15, в протоколе допускается указывать общее количество участников, а список присутствующих с указанием должностей и фамилий приводится в приложении к протоколу, например:
Присутствовали: члены дирекции в количестве 16 чел. (список прилагается).
Фамилии лиц, приглашенных на заседание, указываются после слова «Приглашенные» с указанием должности лица и наименования организации.
В повестке дня указываются вопросы, являющиеся предметом рассмотрения, дополнительно может указываться должность и фамилия докладчика (выступающего). Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке обсуждения. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «о» («об»), например:
Обратите внимание
Вопросы повестки дня должны формулироваться точно и ясно, отражать суть обсуждаемого вопроса. Не рекомендуется включать в повестку дня пункт «Разное» или «Разные вопросы».
Текст основной части краткого протокола состоит из отдельных разделов по количеству вопросов повестки дня. Разделы нумеруются арабскими цифрами в соответствии с повесткой дня. Каждый из них строится по схеме:
Эти ключевые для протокола слова печатаются прописными буквами от границы левого поля и могут выделяться полужирным шрифтом. После слова СЛУШАЛИ в именительном падеже указывается фамилия докладчика и вопрос повестки дня, после чего в форме 3-го лица единственного числа кратко излагается содержание выступления.
В части «РЕШИЛИ: (ПОСТАНОВИЛИ:)» кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого толкования, записывается принятое решение. Формулируются решения в предписывающей форме: «Подготовить...», «Предусмотреть...», «Проинформировать...». По одному вопросу может быть принято несколько решений. В этом случае они нумеруются арабскими цифрами с привязкой к порядковому номеру вопроса по повестке дня, например:
При необходимости наряду с решением указываются результаты голосования: количество голосов, поданных «за», «против», а также воздержавшихся.
От теории к практике
Представим, что после расшифровки записи, сделанной от руки или на диктофон, мы получили текст, на основании которого нам необходимо составить краткий протокол:
Вопрос повестки дня: 2. О ходе реконструкции склада готовой продукции № 2
Текст выступления:
Васильев П.Р. По плану реконструкции мы должны были в конце месяца 25-го числа начать установку стеллажей и монтаж подъемных механизмов. ЗАО «Профиль» - наш поставщик стеллажного оборудования - нарушает сроки. 20-го мы должны были получить первую партию, через 10 дней - вторую. У нас - поставка двумя равными партиями, так в договоре. Мы оплатили полностью, то есть 100%-ная предоплата, потому что в прошлый раз, когда мы переоборудовали первый склад, у нас не было с ними проблем. Сегодня - 28-е, а мы еще не получили. Факсы им направляли, звонили, вчера они ответили, что первую партию отгрузили, но она будет два-три дня идти, то есть у нас задержка из-за поставщика. Думаю, надо им официально претензию выставлять о нарушении сроков поставки.
Для того чтобы сделать протокольную запись, необходимо выделить самую важную информацию. Чтобы это сделать, попробуем поставить ряд вопросов и получить на них ответы. Из приведенного текста мы можем получить ответы на следующие вопросы:
Мы видим, что в тексте содержится информация, которая не отражена в ответах: организация полностью оплатила товар, причем была произведена 100%-ная предоплата, так как имеется положительный опыт сотрудничества с ЗАО «Профиль». Имеет ли данная информация значение для той ситуации, которая является предметом рассмотрения? Очевидно, что нет, следовательно, эту и в протокол включать ее не нужно. Таким образом, основываясь на ответах на вопросы, которые мы получили, можно составить краткий протокол выступления:
2. СЛУШАЛИ:
Васильев П.Р.
Отгрузка первой партии стеллажного оборудования была произведена поставщиком ЗАО «Профиль» с нарушением срока, в результате чего не соблюдены сроки проведения работ по реконструкции склада № 2. Первая партия оборудования должна была поступить 20 декабря, вторая - через 10 дней. Установка стеллажей и монтаж подъемных механизмов должны были начаться 25 декабря. По информации поставщика, первая партия оборудования поступит не ранее 30-31 декабря. Предложил направить претензию о нарушении сроков поставки.
Обратите внимание
Если в выступлении использовались выражения «20-го числа», «25-го числа» и т.п., в протоколе нужно указать конкретный месяц, например: «20 декабря», «25 декабря» и др.
Предположим, что на совещании в ходе обсуждения сложившейся ситуации предложение о направлении претензии не было поддержано. Было решено направить поставщику письмо-требование о необходимости соблюдения сроков поставки, установленных договором. Решение в этом случае должно быть зафиксировано в протоколе следующим образом:
РЕШИЛИ:
Подготовить и направить в адрес ЗАО «Профиль» письмо-требование о необходимости соблюдения сроков поставки стеллажного оборудования.
Ответственный исполнитель - Васильев П.Р.
Срок исполнения - (дата).
Рассмотрим еще один пример.
Вопрос повестки дня: 5. О проведении проверки финансово-хозяйственной деятельности филиала общества в городе Перми
Текст выступления:
Медведев В.В. В течение этого года финансовый отдел и наша бухгалтерия неоднократно сталкивались с тем, что филиал в г. Перми представлял нам отчетность с ошибками. Дважды они сами обнаруживали эти ошибки, сообщали нам об этом и потом досылали исправленные отчеты. Дважды наша бухгалтерия обнаруживала ошибки в подсчетах, а также в том, что расходы филиала были проведены не по тем статьям, по которым это нужно было сделать. Если бы эти ошибки вовремя не были исправлены, это могло бы привести к проблемам с уплатой налогов. Также наши специалисты обратили внимание на то, что постоянно нарушаются сроки представления отчетов по представительским расходам. Главный бухгалтер филиала дважды был у нас в командировке, мы разбирались с допущенными филиалом ошибками, но ситуация почти не изменилась. Руководитель административно-хозяйственной службы Полозов Р.А. также жаловался на то, что в Перми имеются какие-то проблемы с транспортными расходами. Дело в том, что первоначально отчеты по транспортным расходам представляются ему, а затем уже сводный отчет по всем филиалам он представляет в бухгалтерию. Учитывая все это, считаю, что нужно организовать и провести проверку финансово-хозяйственной деятельности филиала в г. Перми, чтобы в дальнейшем не иметь проблем.
Руководитель: Кого, вы считаете, нужно включить в комиссию и сколько потребуется времени для проведения выездной проверки?
Медведев В.В. Считаю, нужно три человека: одного на бухгалтерию, другого - в финансовый отдел, третьего - в административно-хозяйственную службу и отдел МТО. Предварительно мы обсуждали с руководителями отделов, кто бы мог поехать, поэтому предлагаю трех человек: зам. главного бухгалтера Сомову С.С., аудитора Ястребову А.А. и ведущего инженера Соколова Б.Б. Проверку можно провести в течение 3-5 дней.
Проанализируем текст основного выступления по прежней схеме:
|
1) Финансовый отдел и бухгалтерия головной компании 2) Филиал в г. Перми |
|
|
Что делает (делал)? |
1) (Филиал в городе Перми) представляет отчетность с ошибками, проводит расходы не по тем статьям, по которым это нужно делать, нарушает сроки представления отчетов по представительским расходам. 2) (Финансовый отдел и бухгалтерия головной компании) анализировали допущенные ошибки с главным бухгалтером филиала. 3) (Финансовый отдел и бухгалтерия головной компании) предлагают организовать и провести проверку финансово-хозяйственной деятельности филиала в г. Перми, направив трех работников организации |
|
В течение этого года |
|
|
Положительных результатов нет |
И в этом случае мы видим, что в тексте осталась информация второго плана. Прежде всего, это упоминание о руководителе административно-хозяйственной службы Полозове Р.А., который также жаловался на то, что в филиале имеются какие-то проблемы с транспортными расходами. Эту информацию мы относим к второстепенной по той причине, что отчеты по транспортным расходам только первоначально представлялись руководителю административно-хозяйственной службы для подготовки сводного отчета. Поскольку в настоящее время порядок представления отчетов о транспортных расходах иной, эта информация для оценки сегодняшней ситуации большого значения не имеет.
К второстепенной информации следует отнести и упоминание о том, что дважды ошибки обнаруживал сам филиал, а дважды - бухгалтерия головной организации. Можно просто сказать, что ошибки обнаруживались неоднократно.
В кратких протоколах не отражаются вопросы, заданные докладчику. Однако если в ответе на вопрос имеется существенная информация, она заносится в протокольную запись выступления. В приведенном выше примере это информация о том, кого предлагается включить в состав комиссии.
Опираясь на полученные ответы, мы можем составить протокольную запись выступления:
СЛУШАЛИ:
Медведев В.В.
В течение этого года филиал в г. Перми неоднократно представлял отчетность с ошибками, проводил расходы не по тем статьям, по которым это нужно делать, а отчеты по представительским расходам представлял с нарушением сроков. Несмотря на анализ ошибок с главным бухгалтером филиала, ситуация не изменилась. Считает необходимым провести проверку финансово-хозяйственной деятельности филиала, включив в комиссию зам. главного бухгалтера Сомову С.С., аудитора Ястребову А.А. и ведущего инженера Соколова Б.Б.
Если в ходе обсуждения вопроса принимается решение о проведении проверки, сформулировать решение в протоколе нужно следующим образом:
РЕШИЛИ:
Подготовить проект приказа о создании комиссии по проверке финансово-хозяйственной деятельности филиала в г. Перми, согласовать срок проведения проверки с директором филиала в г. Перми.
Ответственный исполнитель - Медведев В.В.
Срок исполнения - (дата)
В.Ф. Янковая,
канд. ист. наук, зам. директора ВНИИДАД
