Агентство по организации праздников – 2 риска, которые могут лишить прибыли + 3 схемы работы с персоналом + 5 эффективных методов рекламы для агентства.

Капитальные вложения в агентство: 150 000 рублей.
Сроки окупаемости агентства: от 8 месяцев.

– уже давно не то направление бизнеса, которое ориентировано исключительно на VIP-категорию клиентов.

Спрос на различные мероприятия настолько вырос, что заставил образоваться обширную нишу на рынке услуг.

И каждый желающий может попробовать занять в yней свое место.

И все же: вы далеко не первый, кто решил зарабатывать на праздниках.

Как стать успешным?

Можно ли создать бизнес с минимальными вложениями?

Или для успеха нужен целый штат профессионалов всех мастей и дорогое оборудование?

Ответы вы найдете ниже.

Анализ возможности открыть агентство организации праздников

Перед тем, как открыть агентство по организации праздников, важно «прощупать почву» в своем регионе.

Высокая конкуренция – явление повсеместное.

Однако некоторые могут стать чуть ли не монополистами в своем маленьком городке.

В таком положении дел есть и свой минус: иногда услуга не «возникает» просто потому, что в ней нет потребности.

Так что не поленитесь оценить спрос в городе, потребности населения, его платежеспособность.

Определитесь со списком услуг и составьте детальный портрет своего «целевого клиента».

Если вам «повезло» иметь конкурентов, вы можете проанализировать их работу под видом посетителей.

На что нужно обратить внимание:

1. Список услуг и их востребованность.
2. Отзывы клиентов о проведенных праздниках.
3. Качество видео- и фотоотчетов.
4. Прайс на услуги агентства праздников.
5. Возможные недостатки и явные сильные стороны.

Какие нужны документы, чтобы открыть агентство по организации детских праздников?

Некоторые предприниматели не торопятся официально регистрировать свою деятельность, а зря.

Без нужных бумажек стоит только «тестировать нишу», но никак не вести активную деятельность агентства организации детских и взрослых праздников.

Это не только негативно скажется на образе и престиже, но также помешает заключать трудовые соглашения и может повлечь штрафы от налоговой службы.

В худшем случае – агентство закроют.

Так что потратьте некоторое время и средства, чтобы зарегистрироваться как ИП (для работы исключительно с частными лицами) или ООО (для обслуживания юр.лиц, учреждений).

Что касается выбора кода ОКВЭД, основной – 90.01.

Из второстепенных можно указать 59.11, 90.03 и 59.12.

Получать дополнительные лицензии и разрешения необходимости нет.

Более того, агентство по организации праздников может не использовать кассовый аппарат.

А вот нужно вдумчиво.

В данном бизнесе «имя» играет особенно важную роль.

Правильно выбираем помещение для своего агенства

Агентство организации праздников хорошо еще тем, что можно спокойно обходиться без аренды какого-либо офиса.

Согласитесь, это крупная статья экономии.

Однако встречи с клиентами «на нейтральной территории» — это не совсем удобно, к тому же не очень солидно.

Если вы готовы выделять некоторую сумму на аренду, выбирайте помещение с площадью не менее 50 кв.м.

Такой территории должно быть достаточно для разделения на три зоны:

• рабочее место менеджера по продажам;
• клиентская зона;
• место для хранения аппаратуры и костюмов.

Открытие агентства по организации праздников с минимальным оснащением

По сути, для начала работы агентства праздников вам нужен самый минимум – блокнот, ручка, компьютер с выходом в интернет и мобильный телефон.

Но если вы планируете стартовать «по серьезному» и будете обустраивать отдельное рабочее место в арендованном офисе, потребуется такой набор оборудования:

Статья расходов	Сумма (руб.)
Итого:	39 000 руб.
Стол и стул для менеджера по продажам	7 000
Диванчик и стол для клиентов	11 000
Ноутбук	15 000
Wi-Fi роутер	3 000
Мобильный телефон	3 000

Подбор персонала

Успешность агентства по организации праздников полностью зависит именно от мастерства сотрудников.

Именно они являются ключевым звеном: занимаются разработкой идей, контактируют с клиентами, оформляют обстановку, создают или покупают реквизит и прочее.

Число сотрудников конкретно вашей фирмы зависит от списка услуг, которые планируете оказывать.

Можно выделить три схемы организации работы агентства детских и прочих праздников:

Крупное агентство имеет свой обширный штат специалистов всевозможных направлений, и самостоятельно организует любой праздник «под ключ».

Требует значительных финансовых вливаний и трудозатрат на старте.

«На балансе» фирмы никто не числится, а работники подбираются под конкретное мероприятие.

Работать с подрядчиками предпочитает большинство начинающих владельцев агентств праздников, ведь этот вариант самый финансово доступный.

Но есть в этой бочке меда и ложки дегтя:

• подрядчик работает сам по себе, потому вы не можете гарантировать, что все пройдет гладко;
• средняя наценка на такие услуги – до 15%; именно такой максимальный размер прибыли от мероприятия получит агентство праздников.

1. Самым стабильным и распространенным вариантом работы все же является сочетание двух приведенных выше вариантов: наличие нескольких ключевых сотрудников в штате и привлечение подрядчиков для других услуг.

   «Со стороны» нанимают танцоров, фокусников, клоунов, дрессировщиков – то есть всех тех, кто не будет требоваться регулярно.

   А вот в штат обычно достаточно нанять троих людей.

Штат небольшого агентства по организации праздников может быть таким:

Поиск подрядчиков для агентства по праздникам

Всех подрядчиков, которые необходимы для проведения праздников, можно грубо поделить на две категории: ведущие и артисты разных жанров.

Ведущий – человек, на котором будет «держаться» праздник.

Он должен находить подход к любому гостю, следить, чтобы никто не заскучал, уметь разрешить конфликтные ситуации в зачатке.

Перед праздником он проводит серьезную подготовительную работу, разрабатывает персональный сценарии, детали.

Часто от поведения этого человека зависит мнение, которое сложится обо всей вашей фирме в целом у тех, кто присутствует на празднике.

Потому важно выбрать 2-3 надежных подрядчика и сотрудничать с ними на постоянной основе.

Условно можно определить три категории ведущих:

Бюджетный сегмент.

Начинающие ведущие или, наоборот, люди «в возрасте».

Как правило, не отличаются креативом.

Найти таких людей можно в ближайшем ДК или на сайтах объявлений.

Основная группа.


Средние цены, есть портфолио, энергичные, коммуникабельные, разбираются в текущих тенденциях.

Нередко у таких профи есть собственная база клиентов.

Часто «находятся» сами – присылают свои резюме.

Ведущие, которые занимаются только крупными праздникам.

Расценки, соответственно, высокие – от 30 000 рублей за мероприятие.

Стоит искать на специализированных форумах или воспользоваться рекомендациями других агентств праздников.

Артисты и различные шоу-программы найти легко: все они имеют персональные сайты или хотя бы публикуют информацию о себе на форумах и сайтах объявлений.

Обязательно смотрите портфолио, перед тем, как нанять подрядчиков на праздник.

Для большинства важно наличие видео, которое будет демонстрировать работу «вживую».

Также не поленитесь изучить отзывы о качестве предоставленных услуг в интернете.

Как рекламировать свое агентство по организации праздников?

Очевидно, что уровень профессионализма сотрудников и качество оборудования не будет иметь никакого значения, если у вашего агентства не будет клиентов.

В зависимости от списка предоставляемых услуг, это могут быть родители (детские праздники), корпорации, молодожены, именинники со средним и выше среднего уровнем достатка.

Для продвижения фирмы по организации праздников, используйте такие методы:

Закажите дизайнерам разработку буклета с кратким описанием услуг и визиток.

Эти материалы нужно распространять в тех местах, где бывает ваша целевая аудитория.

Создайте персональный сайт, но не жалейте на это финансов.

Тексты должны быть грамотными и продающими, фото – качественными, цены – актуальными.

В дальнейшем вы можете нанять специалиста для продвижения ресурса – это дает значительный прирост клиентов.

Подключитесь к проведению благотворительной ярмарки или устройте праздник для детей в городском парке.

Это повысит узнаваемость имени.

1. Станьте участником форумов по организации и проведению праздников, а также активно общайтесь на сайтах для родителей (если вы организовываете детские мероприятия), на ресурсах о свадьбах (если ЦА – молодожены).

Не забывайте фотографировать праздники, которые проводите, снимать видео-нарезки.

Этот материал используйте для регулярного обновления портфолио.

Одна неудачная ситуация может стать пятном на репутации.

Выполняйте работу качественно, и информация о вас будет распространяться.

Сколько денег потребуется, чтобы открыть такое агентство?

Одно из ключевых преимуществ организации агентства праздников – возможность открыть бизнес с минимальными вложениями.

Размер стартового капитала зависит от списка услуг, формы сотрудничества с исполнителями, набора оборудования.

Рассмотрим статьи расходов для организации среднестатистической фирмы.

Капитальные вложения в дело

Регулярные вложения в бизнес

В процессе масштабирования бизнеса регулярные траты на бизнес могут расти в геометрической прогрессии.

Однако в первые месяцы сумма может быть сравнительно скромной:

Сроки окупаемости агентства по проведению праздников

Первые месяцы существования агентство по организации праздников может получать всего по 2-3 заказа со средней стоимостью.

Однако постепенно прибыль будет расти (займет это 6-7 месяцев).

Оценим потенциальную прибыль спустя полгода работы фирмы:

• 4-6 мероприятий/месяц;
• «средний чек» — 50 000 руб.;
• среднестатистический доход – 200 000-300 000 руб./месяц;
• сумма прибыли – от 140 000 руб./месяц.

С такими показателями event-агентство может окупиться уже через 7-12 месяцев.

Главное, добиться стабильного потока клиентов и повышать средний чек.

Своим опытом открытия и ведения бизнеса по организации праздников

делится успешный российский предприниматель в видео:

Потенциальные риски для бизнеса в event-сфере

Для фирмы, которая занимается организацией праздников, существует два крупных риска:

Зависимость спроса от сезона.

Этот риск более характерен для агентств детских праздников и ориентированных на корпоративного клиента.

Так как большая активность этих категорий приходится на новогодний период.

Регулярные непредвиденные ситуации.

Каждое мероприятие «строится» с нуля.

Потому предугадать все проколы просто невозможно.

Артисты, попавшие в пробку, отключение электричества, перепутанные сценарии – возможно все.

Подготовиться к этому нельзя, но можно развивать навык быстро и с улыбкой решать любые сложности.

Агентство по организации праздников – одна из особо актуальных бизнес-идей для нашего времени.

Праздновать стильно и с размахом стало не просто модной тенденцией, а даже неотъемлемым атрибутом.

То, что раньше казалось прихотью «богачей», теперь активно используют люди и со средним достатком.

Потому, несмотря на все растущую конкуренцию, место для вхождения новых «игроков» на рынке ивент-услуг остается.

Возможно, его должны занять именно вы?

Полезная статья? Не пропустите новые!
Введите e-mail и получайте новые статьи на почту

Сегодня для празднования юбилея, свадьбы, рождения ребенка, крестин людей не удовлетворяет просто застолье.

Душа требует чего-то необычного, запоминающегося на всю жизнь. Кроме того, иногда нелишним будет пустить пыль в глаза. Организовать все – дело не простое и не дешевое.

Поэтому стали прибегать к услугам профессионалов. Агентства по проведению праздников приобрели широкую популярность. Именно поэтому данный вид бизнеса очень интересен предпринимателям. Следует более тщательно осветить все основные аспекты, характерные для данной сферы деятельности.

О чем нужно помнить, открывая агентство по организации праздников?

Бизнес-план такой организации довольно прост. Для начала понадобится офис. Это -лицо будущего агентства. Он не может быть скучным или стандартным. Офис должен демонстрировать то, что здесь работают творческие люди, способные превратить жизнь в праздник. Также нужно правильно подойти к подбору персонала. Иногда тамада на свадьбе внушает ужас, а клоун в детском ресторане вгоняет в тоску. Так быть не должно.

Перед тем как открыть агентство праздников, вам понадобится много чего подготовить и проделать. Например, необходимо приобрести оборудование: музыкальную аппаратуру, проекторы, экраны, декорации и т. д. Придется купить автотранспорт. А это еще дополнительные расходы.

Многое будет зависеть от модели транспортного средства. Неплохо бы его забрендировать логотипом организации и какой-либо веселой картинкой. Просто отличный вариант будет, если все вышеперечисленное удастся выгодно взять в аренду.

Рекламная деятельность и регистрация

Нужно быть готовым к тому, что предстоят расходы на рекламу и маркетинг, так как конкуренция на этом рынке довольно серьезная. Также потребуется зарегистрировать свой бизнес. В качестве организационно-правовой формы следует сделать выбор в пользу ООО.

Этот выбор является наиболее оптимальным, так как среди постоянных клиентов будет много компаний и корпораций. Также предпринимателю потребуется подобрать определенный тип налогообложения. Каких-либо лицензий и специализированных документов не понадобится для того, чтобы открыть агентство по организации праздников.

Бизнес-план следует планировать самым тщательным образом

Прежде чем открывать свою собственную компанию, нужно спланировать все доходы и затраты на бумаге. Это основная часть бизнес-плана. Для начала необходимо составить список услуг, которые будет предоставлять агентство. Например, организация торжеств, таких как: дни рождения, детские праздники, свадьбы, выездные корпоративные мероприятия, капустники и т. д.

Каждая услуга подразумевает определенный сценарий проведения праздника. Кроме того, для каждого пункта составляется список всего необходимого. Например, банкетный зал, зал со сценой, транспорт, надувные шарики, голуби для свадьбы, оформление цветами, музыканты, актеры, костюмы, фото- и видеоаппаратура и т. д. Таким образом, вырисуется приблизительная смета по каждому виду мероприятия, хотя бы «от и до».

Будет полезно проанализировать, насколько занят этот рынок в городе, в котором будет открываться агентство по организации праздников. Бизнес-план в случае возникновения новых идей потребуется дополнить.

Помещение для бизнеса

Как организовать агентство по организации праздников, чтобы оно стало приносить наиболее высокую прибыль? Это возможно только в случае грамотного выбора месторасположения офиса.

Лучше, если это будет деловой центр города. Там сосредоточены бизнес-центры со множеством офисов (а это потенциальные заказчики услуг агентства), торговые центры с огромным трафиком возможных частных заказчиков.

В таких районах обычно есть хорошая транспортная развязка, то есть туда будет удобно добираться клиентам из других частей города.

Офис должен состоять из нескольких комнат. Комнату для переговоров следует креативно и дорого оформить. Кабинет для менеджеров может быть проще (это back office), но должен быть комфортен для работы. И, наконец, помещение для репетиций, настройки аппаратуры, подготовки фонограммы и т. д. Это минимум. В конце концов, директор и бухгалтер могут поначалу разделить кабинет с менеджерами.

Покупка предметов мебели и всей необходимой техники

Для офиса понадобится мебель, офисная техника, компьютеры, ноутбуки, канцелярские принадлежности. Это кроме специального оборудования, о котором писалось выше. Из персонала понадобятся бухгалтер, менеджер отдела продаж (один или более), креативный менеджер (один или более), дизайнер.

Важно, чтобы менеджер по продажам был мастером переговоров, умел разговаривать с любыми клиентами, был обаятельным и улыбчивым человеком. Он должен сформировать и постоянно пополнять и корректировать клиентскую базу. Тогда он не забудет поздравить с днем рождения, Новым годом, новосельем.

Неплохо бы знать, когда дни рождения у детей, любимых племянников, помнить даже самые неожиданные поводы для праздников всех выгодных клиентов. Остальных сотрудников, таких как актеры, музыканты, официанты, уборщики, конечно, не нужно брать на постоянную работу, а пользоваться их услугами время от времени.

Сайт сможет увеличить доходность

Чтобы повысить доход, который будет приносить агентство по организации праздников, бизнес-план должен быть дополнен пунктом с подробным описанием рекламной деятельности. Кроме того, необходимо ознакомить клиента с полным спектром услуг, предоставляемых организацией. Поэтому понадобится сайт. Соответственно, будут расходы на продвижение ресурса.

Неплохо бы дать рекламу в прессе, договориться с ЗАГСами, чтобы они предлагали ваши услуги, делать почтовые рассылки. Можно нанять команду промоутеров, которые будут на улицах распространять листовки с информацией об агентстве. По мере роста агентства уже не обойтись без маркетолога.

Основная преграда в открытии бизнеса – недостаток денег

Таким образом, фантазия ограничивается только бюджетом. Ведь агентство может состоять из двух студентов, которые украшают комнату шариками и в костюмах клоунов смешат детишек. А может быть и целый творческий коллектив, который вывозит на природу 500 человек, там организует им прыжки с парашютом, турнир по пейнтболу, рыбалку, охоту на медведя, а вечером для них поет Элтон Джон.

Также бизнес-план агентства праздников должен описывать и юридические аспекты компании. Форма организации, устав, уставный фонд и т. д. Инвестировать в бизнес можно свои либо заемные средства. В России банки не кредитуют предпринимательскую идею на основании только бизнес-плана. Существуют программы поддержки малого и среднего бизнеса, но и там необходимо, чтоб компания уже некоторое время успешно работала, а инвестиции предполагаются в ее дальнейшее развитие.

Кредит должен быть чем-либо обеспечен: залог высоколиквидный и превышающий сумму кредита в два и более раз. Частным инвесторам также нужны гарантии. К тому же у них, как правило, выше процентная ставка. То есть несложно подсчитать, на какую сумму можно рассчитывать в том или ином случае. Так появляется понимание бюджета проекта.

С какими расходами столкнется предприниматель?

Следует подытожить то, что было описано выше, и более подробно рассказать о расходах. Они потребуются на:

1. Аренду помещения. За год на это придется потратить порядка 300 тысяч рублей.
2. Ремонтные и отделочные работы. Потребуется потратить не менее 50 тысяч рублей.
3. Приобретение всего необходимого оборудования – около 100 тысяч рублей.
4. Зарплата менеджерам – около 400 тысяч рублей в год.

Таким образом, получается, что, перед тем как открыть агентство по организации праздников, необходимо набрать сумму, равную как минимум 850 тысячам рублей.

Стоит ли ждать большой доходности в первое время?

Бизнес-план – это долгая и кропотливая работа, которую, возможно, потребуется делегировать профессионалам и заказать на стороне. Можно написать и самому, однако необходимо учесть некоторые нюансы. Вам понадобятся консультации юриста, бухгалтера, специалиста по оптимизации налогов, риелтора, опытного рекрутера, маркетолога, менеджера по работе со СМИ, дизайнера. Все эти услуги стоят денег. В случае заказа на стороне все эти расходы – проблема исполнителя.

Агентства по проведению праздников обладают ярко выраженным сезонным характером. Самый пик приходится на летний и начало осеннего периода. В зимнее время очень часто заказывают корпоративные мероприятия во время Новогодних и Рождественских каникул. Но как рекомендуют опытные предприниматели, открывать свою компанию следует в весенний период, чтобы можно было успеть набрать клиентскую базу.

В первое время о доходе, который будет превышать отметку в 40 тысяч, даже не стоит думать. Только по прошествии определенного времени, когда число заказов будет достаточно велико, можно рассчитывать и на прибыль, равную 70 тысячам рублям. Естественно, доходность будет только повышаться. Окупаемость бизнеса произойдет примерно за два года активной деятельности.

Надеемся, что данный обзор помог разобраться в вопросе о том, как открыть агентство по организации праздников. В любом случае успеха во всех начинаниях и процветания!

В этой статье мы расскажем об основных моментах организации праздничного агентства.

Несмотря на то что в сфере по предоставлению event услуг конкуренция не так высока, как в других обслуживающих отраслях, тщательное исследование рынка обязательно нужно провести.

Требуется выяснить, какие услуги пользуются наибольшим спросом , и насколько этот спрос удовлетворяют имеющиеся компании. Следует узнать, в каких направлениях работают конкуренты, какие районы охватывают и насколько уверенно себя чувствуют. Лишь после выяснения и анализа всех деталей, следует .

Предоставляемые услуги

Крупные агентства по организации праздников предоставляют услуги разных направлений:

• проведение дней рождений и юбилеев;
• организация свадеб;
• подготовка корпоративов;
• сопровождение массовых торжеств и гуляний;
• проведение утренников для детей, выпускных вечеров и прочих мероприятий в общественных организациях.

На этапе открытия охватить все сферы сложно, поэтому разбрасываться не стоит, а лучше сосредоточиться на одной или двух из них, наиболее интересных.

Организационные вопросы

Перед началом работы необходимо зарегистрироваться в налоговой инспекции в качестве предпринимателя или создать собственную фирму (ИП или ООО).

Оформить ИП гораздо проще, к тому же и налогов частник платит меньше, поэтому при начале работы стоит остановиться на этом варианте. Однако по мере развития бизнеса, скорее всего, придется открывать и фирму (ООО), так как большинство организаций предпочитает работать с солидными юридическими лицами.

Аренда офиса

Для офиса молодого праздничного агентства можно снять одну-две комнаты в бизнес-центре общей площадью до 30 м. кв.

Основная задача офиса – произвести впечатление на потенциальных клиентов, поэтому и оформить его следует соответствующим образом .

Фотографии с мероприятий, отзывы заказчиков, красочные буклеты с примерами организации и планами вечеринок – все это обязательно должно быть на виду .

Часть офисного помещения можно приспособить под хранение реквизита, а оригинальное оформление импровизированного «склада» также можно использовать в качестве рекламы.

Реквизит и персонал

Реквизита для проведения праздников нужно много: костюмы и приспособления для конкурсов, материалы для оформления, музыкальные инструменты, фото- и видео оборудование и т. д. Обеспечить покупку всего и сразу нереально, поэтому приобрести можно лишь самое необходимое , а все остальное брать в прокат или аренду на время мероприятий.

На начальном этапе собственными могут быть лишь расходные материалы (краски, шарики, ленты конфетти и т. д.), да предметы для украшения залов.

Наличие большого штата собственных сотрудников также не является насущной необходимостью.

Аниматоров, музыкантов и ведущих можно приглашать по мере необходимости, заключая с ними разовые трудовые договора. Обязательной штатной единицей должен стать лишь секретарь-менеджер, умеющий хорошо общаться с клиентами .

Реклама

– основной двигатель в сфере шоу-услуг. Рекламировать собственное агентство нужно постоянно и по нескольким направлениям:

• печать и распространение визиток и буклетов;
• размещение рекламных объявлений в газетах, тематических журналах;
• создание и продвижение собственного сайта и группы в соц. сетях;
• размещение рекламных баннеров на популярных ресурсах в интернете;
• привлекательная наружная реклама на улице.

Прибыльность event агентства

Учитывать необходимо и сезонность бизнеса , ведь спрос на праздничные услуги повышается в период традиционных праздников и общественных торжеств.

Event агентство, как не принесет быстрой окупаемости, ведь только на раскрутку фирмы и получение ею положительного имиджа потребуется около года .

Относительно стабильный доход агентство начнет приносить лишь на втором-третьем году существования. Чистая прибыль среднего предприятия в этой отрасли – 200-300 тыс. рублей в месяц.